13. Erhebung abschließen

Am Ende einer Erhebung treffen Sie zwei getrennte Entscheidungen: Sie schließen die Erhebung für neue Antworten und anonymisieren die Daten bei Bedarf später. Der Schritt Abschluss in ACOMERA führt Sie durch diesen letzten Teil des Prozesses.

Übersicht über den Abschluss

Der Abschluss besteht aus zwei Schritten:

1. Erhebung als abgeschlossen markieren: Die Erhebung nimmt keine neuen Antworten mehr an.
2. Daten anonymisieren (optional): Individuelle Teilnehmerdaten werden entfernt, aggregierte Ergebnisse bleiben erhalten.

Erhebung als abgeschlossen markieren

Wenn Sie eine Erhebung als Abgeschlossen markieren, passiert Folgendes:

• Es können keine neuen Antworten mehr abgegeben werden.
• Die Erhebung ist für Teilnehmer geschlossen.
• Nachbearbeitung bleibt für einige Item-Typen möglich.
• Die Erhebung ist bereit für Auswertung, Dokumentation und spätere Anonymisierung.

So markieren Sie eine Erhebung als abgeschlossen:

1. Stellen Sie sicher, dass das Erhebungsenddatum verstrichen ist.
2. Gehen Sie zu Erhebung → Auswertung.
3. Suchen Sie in der Statusleiste den Button “Erhebung schließen”.
4. Klicken Sie auf “Erhebung schließen”.
5. Bestätigen Sie die Aktion im Dialog.

Hinweis: Nach dem Schließen bleibt die Erhebung sichtbar. Sie können weiterhin Daten ansehen, Berichte erzeugen und Nachbearbeitungen durchführen. Erst im Schritt Abschluss anonymisieren Sie die Erhebung und entfernen dabei individuelle Teilnehmerdaten.

Daten anonymisieren

Bei der Anonymisierung löscht ACOMERA individuelle Teilnehmerdaten, behält aber die aggregierten Ergebnisse. Das ist sinnvoll, wenn die Erhebung abgeschlossen ist und Sie nur noch mit verdichteten Resultaten weiterarbeiten möchten.

Anonymisierte Erhebungen bedeuten:

• Individuelle Antworten werden entfernt.
• Aggregierte Daten bleiben erhalten.
• Berichte können weiterhin auf Basis der Aggregate erzeugt werden.
• Der Schritt ist endgültig und kann nicht rückgängig gemacht werden.

So anonymisieren Sie eine Erhebung:

1. Stellen Sie sicher, dass die Erhebung als Abgeschlossen markiert wurde.
2. Gehen Sie zu Erhebung → Abschluss.
3. Prüfen Sie die Hinweise und Informationen zur Anonymisierung.
4. Klicken Sie auf “Erhebung anonymisieren” (der Button warnt, dass dies nicht rückgängig gemacht werden kann).
5. Bestätigen Sie die Anonymisierungsaktion.

Wichtig: Die Anonymisierung ist permanent und kann nicht rückgängig gemacht werden. Individuelle Teilnehmerdaten werden entfernt und lassen sich nicht wiederherstellen. Erhalten bleiben nur die aggregierten Ergebnisse.

Einschränkungen nach der Anonymisierung:

• Items, Kategorien und Sektionen können nicht mehr bearbeitet, gelöscht oder hinzugefügt werden.
• Teilnehmer können nicht mehr bearbeitet oder gelöscht werden.
• Die Erhebung kann nicht wieder geöffnet werden.
• Berichte können weiterhin aus Aggregaten generiert werden.

Maßnahmen-Status vor der Anonymisierung

Falls das Maßnahmenmodul aktiv ist, zeigt der Schritt Abschluss vor der Anonymisierung eine Zusammenfassung des Maßnahmen-Status:

• Maßnahmen-Bereiche insgesamt — wie viele Umsetzungsbereiche angelegt sind
• Ohne Verantwortliche — Maßnahmen-Bereiche, denen noch keine Maßnahmenverantwortliche zugewiesen sind
• Überfällig — Maßnahmen mit abgelaufener Fälligkeit
• Fortführung aus Vorrunde — offene Punkte bei Übernahme aus einer Vorgänger-Runde
• Abdeckungslücken — kritische BASA-Befunde ohne verknüpfte Maßnahme

Tipp: Klären Sie offene Punkte nach Möglichkeit im Schritt Maßnahmen oder in der Maßnahmen-Moderation, bevor Sie anonymisieren. Mehr dazu in Kapitel 12: Maßnahmen planen und umsetzen.

Was passiert nach dem Abschluss?

Sobald Sie eine Erhebung als Abgeschlossen markiert haben:

• bleiben alle Daten für die Anzeige zugänglich,
• können Sie weiterhin Berichte generieren,
• können Sie Teilnehmerlisten weiterhin als Excel-Datei exportieren,
• bleibt Nachbearbeitung für passende Item-Typen möglich,
• können keine neuen Teilnehmer mehr hinzugefügt werden,
• können keine neuen Antworten mehr abgegeben werden,
• können Sie die Erhebung bei Bedarf anonymisieren.

Erhebung wieder öffnen

Wichtig: Sie können eine Erhebung wieder öffnen, wenn das Enddatum bereits verstrichen ist, solange die Erhebung noch nicht manuell als “Abgeschlossen” markiert wurde.

Erhebung durch Enddatum-Änderung wieder öffnen

Wenn das Enddatum verstrichen ist, die Erhebung aber noch nicht im Schritt Auswertung als “Abgeschlossen” markiert wurde:

1. Gehen Sie zu Erhebung → Parameter.
2. Ändern Sie das Enddatum auf ein zukünftiges Datum.
3. Speichern Sie Ihre Änderungen.
4. Die Erhebung ist wieder für Teilnehmer zugänglich.

Beispiel: Ihre Erhebung endete am 31. Januar, Sie möchten sie aber bis zum 15. Februar verlängern. Ändern Sie in den Parametern das Enddatum auf den 15. Februar. Danach ist die Erhebung wieder geöffnet.

Einschränkungen

• Nach Markierung als “Abgeschlossen”: Wenn die Erhebung im Schritt Auswertung als “Abgeschlossen” markiert wurde, können Sie sie nicht mehr durch eine Änderung des Enddatums wieder öffnen.
• Nach Anonymisierung: Nach der Anonymisierung kann die Erhebung nicht wieder geöffnet werden.

Tipp: Solange die Erhebung noch nicht manuell geschlossen wurde, reicht eine Änderung des Enddatums in den Parametern aus. Nach der manuellen Markierung als “Abgeschlossen” im Schritt Auswertung ist eine Wiedereröffnung nicht mehr möglich.

Erhebung als Vorlage verwenden

Sie können auch eine abgeschlossene Erhebung als Vorlage für neue Erhebungen nutzen:

• Beim Anlegen einer neuen Erhebung können Sie eine bestehende Erhebung als Basis wählen, auch wenn sie bereits abgeschlossen ist.
• Das spart Zeit bei wiederkehrenden Erhebungen.

Best Practices

• Maßnahmen-Status prüfen: Prüfen Sie vor der Anonymisierung offene Verantwortliche, Überfälligkeiten und Lücken im Schritt Abschluss.
• Vorher sauber finalisieren: Stellen Sie sicher, dass Ihre Auswertungen abgeschlossen sind.
• Exports vorher sichern: Exportieren Sie Teilnehmerlisten als Excel-Datei, bevor Sie anonymisieren.
• Anonymisierung bewusst terminieren: Legen Sie fest, wann Daten anonymisiert werden sollen, etwa nach Ablauf einer Aufbewahrungsfrist.
• Prozess dokumentieren: Halten Sie fest, wann und warum die Erhebung abgeschlossen wurde.

Nächste Schritte

Mit dem Abschluss endet der Erhebungszyklus. Wenn Sie weiterarbeiten möchten, sind diese Kapitel besonders hilfreich:

• Kapitel 2: Schnellstart - Erstellen Sie Ihre nächste Erhebung
• Kapitel 14: Troubleshooting - Lösungen für häufige Probleme
• Kapitel 12: Maßnahmen planen und umsetzen - falls vor dem Abschluss noch Punkte offen sind