Was die Software kann

Parameter und Fragetypen – eine Übersicht. Gilt für die Plattform (SaaS) und für Full-Service: dieselbe Technologie, dieselben Möglichkeiten. Sie konfigurieren selbst oder wir legen die Parameter mit Ihnen fest.

Parameter und Konfiguration

Jede Erhebung basiert auf dem BASA-IV-Fragekatalog; Kategorien, Aspekte und Items kommen aus der Vorlagen-Bibliothek. Der Parameter-Schritt legt den Rahmen fest – in der Software von Ihnen, bei Full-Service von uns. Danach folgen Hierarchien, Inhalte, Teilnehmer und Einladung. Die Übersicht unten orientiert sich am aktuellen Stand der Software; Details: Handbuch – Parameter konfigurieren.

1. Grundsätzliche Parameter (Schritt „Parameter“)

Im Parameter-Schritt legen Sie Start- und Enddatum, Sprachen, Erhebungsname, Darstellung und Texte fest. Diese Einstellungen bilden die Grundlage für den Rest der Erhebung.

  • Start- und Enddatum: Ab wann Teilnehmer zugreifen können, bis wann Antworten möglich sind. Beide Daten können nachträglich geändert werden – z. B. Erhebung verlängern oder nach Ablauf wieder öffnen (nicht mehr, sobald die Erhebung im Auswertung-Schritt als „Abgeschlossen“ markiert wurde).
  • Sprachen: Deutsch ist die Standardsprache und immer verfügbar. Zusätzliche Sprachen (z. B. Englisch) können aktiviert werden. Fehlen Übersetzungen, wird automatisch Deutsch genutzt. Alle mehrsprachigen Texte (Name, Begrüßung, Abschied, Datenschutz) können pro Sprache gepflegt oder per KI-Auto-Übersetzung aus der Standardsprache erzeugt werden.
  • Erhebungsname: Frei wählbar, mehrsprachig konfigurierbar; wird in der Teilnehmeroberfläche angezeigt.
  • Erhebungslogo: Wird in der Kopfzeile der Teilnehmeroberfläche angezeigt. Erhebungslogo hat Vorrang vor dem Kundenlogo; es wird immer nur ein Logo angezeigt.
  • Hintergrundbild: Für die Teilnehmeroberfläche – Upload oder Auswahl aus der Bildbibliothek.
  • Begrüßungstext, Abschiedstext, Datenschutztext: Rich-Text-Editor, mehrsprachig, mit optionaler KI-Übersetzung. Begrüßung und Abschied sehen Teilnehmer zu Beginn bzw. am Ende; der Datenschutztext erfüllt Transparenzpflichten (z. B. DSGVO).
  • Erweiterte Einstellungen (Passwort): Optional: Testteilnehmern erlauben, Passwörter zu ändern; oder Passwortänderung nach erstem Login erzwingen. Gilt bei Einladung mit persönlichen Zugangscodes.

2. Auswertungsgruppen (Hierarchien)

Für Auswertungen ist oft der Vergleich von Gruppen nützlich – Abteilungen, Standorte, Altersgruppen. Die Zusammenfassung von Teilnehmern in Gruppen erfolgt über Auswertungsgruppen. Besonders: Sie können als Hierarchie (Baumstruktur) angelegt werden, z. B. Standorte zu Regionen bündeln. So ist bei zu wenigen Teilnehmern pro Standort trotzdem eine Auswertung auf Regionsebene möglich.

Welche Gruppen es gibt und wie Teilnehmer zugeordnet werden (selbst in der Umfrage zuordnen oder vorab per Upload), wird konfiguriert. Details: 7-Schritte-Prozess, Schritt Hierarchien und Teilnehmer.

3. Teilnehmer verwalten – fünf Einladungsmethoden

Im Teilnehmer-Schritt wählen Sie, wie Teilnehmer an die Erhebung kommen. Die Software bietet fünf Einladungsmethoden; mehrere können kombiniert werden. Es gibt keinen „Generalschlüssel“ – je nach Methode erhält jeder Teilnehmer einen eigenen Zugang oder einen gruppenspezifischen Code. Entscheidungshilfe und Details: Handbuch – Teilnehmer verwalten.

  1. Allgemeiner Zugangsschlüssel: Ein Code für alle Teilnehmer (einfachste Methode). Beim ersten Klick wird pro Person ein individueller Zugangscode angelegt. Ohne E-Mail-Adressen nutzbar; keine gezielten Erinnerungen.
  2. Allgemeiner Zugangsschlüssel pro Gruppe: Separater Code pro Auswertungsgruppe, mit QR-Code-Generierung. Teilnehmer werden der Gruppe zugeordnet, deren Code sie nutzen. Ideal, wenn sich Teilnehmer selbst einer Gruppe zuordnen sollen (z. B. Abteilung wählen).
  3. Persönliche QR-Code-Einladungen: Individuelle QR-Codes zum Drucken und Verteilen. Jeder Teilnehmer hat einen eigenen Zugang; Gruppenzuordnung kann vorab festgelegt oder in der Umfrage erfolgen.
  4. Persönlicher Schlüssel mit E-Mail (E-Mail-Versand): E-Mails mit direktem Zugangslink aus der Plattform. Erinnerungen möglich; Betreff und Inhalt anpassbar, mehrsprachig. Optional eigener Mail-Server/SMTP.
  5. Zugangscodes exportieren: Codes als Liste exportieren und extern verteilen (z. B. Serienbrief, eigenes E-Mail-System). Für den Fall, dass die Plattform keine E-Mails versenden soll oder Sie Compliance/Branding über eigenes System brauchen.

4. Inhalte anpassen, eigene Items

Neben BASA können eigene Fragestellungen genutzt werden. Die Plattform bietet dafür verschiedene Fragetypen – siehe unten. Auswertungen nach Gruppen, automatische Grafiken und Berichte bleiben erhalten. Welche Fragetypen es gibt, beschreibt der nächste Abschnitt.

Fragetypen (Itemtypen)

Erhebungen bauen sich aus Kategorien, Sektionen und Items auf. Jedes Item ist ein Fragetyp mit eigener Logik und Auswertung. Die wichtigsten Typen – für Gefährdungsbeurteilung, Mitarbeiterbefragung oder thematische Erhebungen:

  • Auswahl-Items

    Einzel- oder Mehrfachauswahl aus vordefinierten Optionen. Klassische Multiple-Choice-Fragen für klare Kategorien und Auswertung.

  • Auswertungshierarchie-Items

    Ordnen Teilnehmer Auswertungsgruppen zu – z. B. Abteilung, Standort, Team. Ermöglicht Vergleiche und bedingte Sichtbarkeit von Fragen.

  • BASA-Items

    Speziell für die Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung: zuerst die sachliche Beurteilung (trifft zu / trifft nicht zu), dann die persönliche Bewertung (gut / weder noch / schlecht). Die BASA-Vorlage enthält alle Items; Sie können anpassen und ergänzen. Mehr unter BASA-Verfahren und wissenschaftliche Belege (HSZG, BAuA).

  • Bewertungsskala-Items

    Numerische Skala mit konfigurierbaren Schritten und Grenzen. Für Einschätzungen auf einer Skala (z. B. 1–5 oder 0–10).

  • Matrix-Items

    Raster aus mehreren Fragen mit gemeinsamen Antwortoptionen. Spart Platz und wirkt übersichtlich, wenn viele ähnliche Bewertungen anstehen.

  • Text-Items (Freitext)

    Offene Fragen: Teilnehmer antworten frei mit Text. Die Plattform extrahiert automatisch Themen aus den Antworten und nutzt sie in der qualitativen Auswertung und in KI-Berichten. Ideal für Anmerkungen, Verbesserungsvorschläge oder vertiefende Rückmeldungen.

Ausführliche Konfiguration und Anleitungen: Handbuch – Inhalte hinzufügen.

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