14. Troubleshooting

Dieses Kapitel hilft bei typischen Problemen im laufenden Betrieb. Die Lösungen sind bewusst praxisnah gehalten: erst das Problem, dann der schnellste Weg zurück in den Prozess.

Teilnehmer hat Zugang versiegelt - Zugangscode wieder öffnen

Wenn ein Teilnehmer die Erhebung bereits abgeschlossen und damit versiegelt hat, kann er seine Antworten nicht mehr weiterbearbeiten. Wenn Sie den Zugang wieder öffnen möchten, heben Sie die Versiegelung auf.

Lösung: Versiegelung aufheben

Option 1: Einzelnen Teilnehmer entsiegeln

1. Gehen Sie zu Erhebung → Teilnehmer → Teilnehmerliste.
2. Klicken Sie auf den Teilnehmer, den Sie entsiegeln möchten, oder verwenden Sie den Bearbeiten-Button.
3. Im Bearbeitungsdialog finden Sie die Checkbox “Zugang versiegelt”.
4. Entfernen Sie das Häkchen bei “Zugang versiegelt”.
5. Klicken Sie auf “Speichern” oder “Aktualisieren”.

Danach kann sich der Teilnehmer wieder mit seinem Zugangscode anmelden und seine Antworten bearbeiten.

Option 2: Mehrere Teilnehmer gleichzeitig entsiegeln

1. Gehen Sie zu Erhebung → Teilnehmer → Teilnehmerliste.
2. Wählen Sie die Teilnehmer aus, die Sie entsiegeln möchten.
3. Klicken Sie oben in der Aktionsleiste auf “Siegel aufheben”.
4. Bestätigen Sie die Aktion im Dialog.

Danach können sich alle ausgewählten Teilnehmer wieder anmelden.

Hinweis: Versiegelte Teilnehmer sind in der Teilnehmerliste mit dem Badge “Versiegelt” markiert. Sie können die Liste auch danach filtern.

Teilnehmer hat Passwort vergessen - Passwort entfernen oder zurücksetzen

Wenn ein Teilnehmer sein Passwort vergessen hat, haben Sie drei Wege: Passwort entfernen, Passwort automatisch zurücksetzen oder ein neues Passwort manuell vergeben.

Lösung 1: Passwort entfernen

Wenn der Teilnehmer sich künftig nur mit Zugangscode anmelden soll:

1. Gehen Sie zu Erhebung → Teilnehmer → Teilnehmerliste.
2. Suchen Sie den Teilnehmer in der Liste.
3. Klicken Sie in der Aktionsspalte auf das NoSymbol-Icon (Passwort entfernen).
4. Bestätigen Sie die Aktion im Dialog.
5. Das Passwort wird entfernt. Der Teilnehmer meldet sich danach nur noch mit seinem Zugangscode an.

Hinweis: Diese Option ist nur verfügbar, wenn der Teilnehmer bereits ein Passwort hat. Sie erkennen das am Badge “Passwortanmeldung aktiviert”.

Lösung 2: Passwort zurücksetzen

Wenn der Teilnehmer weiterhin mit Passwort arbeiten soll:

1. Gehen Sie zu Erhebung → Teilnehmer → Teilnehmerliste.
2. Suchen Sie den Teilnehmer in der Liste.
3. Prüfen Sie, ob eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist. Ohne E-Mail-Adresse ist diese Option deaktiviert.
4. Klicken Sie in der Aktionsspalte auf das Pfeil-Icon (Passwort zurücksetzen).
5. Bestätigen Sie die Aktion im Dialog.
6. ACOMERA erzeugt ein neues zufälliges Passwort und sendet es per E-Mail an den Teilnehmer.

Hinweis:

• Diese Option ist nur verfügbar, wenn der Teilnehmer eine E-Mail-Adresse hat.
• Das neue Passwort wird automatisch generiert und lässt sich vorher nicht einsehen.
• Der Teilnehmer erhält das neue Passwort per E-Mail.

Lösung 3: Passwort manuell setzen

Wenn Sie selbst ein bestimmtes Passwort vergeben möchten:

1. Gehen Sie zu Erhebung → Teilnehmer → Teilnehmerliste.
2. Suchen Sie den Teilnehmer in der Liste.
3. Klicken Sie in der Aktionsspalte auf das Schlüssel-Icon (Passwort manuell setzen).
4. Geben Sie das gewünschte Passwort ein. Es muss mindestens 10 Zeichen lang sein.
5. Klicken Sie auf “Passwort speichern”.

Hinweis: Das Passwort muss mindestens 10 Zeichen lang sein.

Teilnehmer hat Allgemeiner Zugangscode verwendet, aber persönlichen Zugangscode nicht gespeichert

Wichtig: Wenn ein Teilnehmer den Allgemeiner Zugangscode verwendet hat und sich dabei einen persönlichen Zugangscode erstellen ließ, diesen Code aber nicht gespeichert hat, kann dieser Zugangscode nicht wiederhergestellt werden.

Warum ist das nicht möglich?

• Der persönliche Zugangscode wird auf der Willkommensseite angezeigt und bleibt dort sichtbar, solange der Teilnehmer angemeldet ist.
• Der Zugangscode wird nicht per E-Mail verschickt.
• Es gibt keine Funktion, bereits erzeugte persönliche Zugangscodes nachträglich abzurufen, wenn der Teilnehmer nicht mehr angemeldet ist.

Lösungsmöglichkeiten

Lösung: Teilnehmer verwendet den Allgemeiner Zugangscode erneut

Wenn ein Teilnehmer seinen persönlichen Zugangscode verloren hat und nicht mehr angemeldet ist, kann er den Allgemeiner Zugangscode oder den gruppenweisen Zugangsschlüssel einfach erneut verwenden. ACOMERA legt dann automatisch ein neues persönliches Konto mit neuem Zugangscode an. Als Administrator müssen Sie dafür nichts tun.

Hinweis für Teilnehmer:

• Wenn der Teilnehmer noch angemeldet ist, kann er zur Willkommensseite zurückkehren. Dort bleibt der persönliche Zugangscode sichtbar.
• Wenn der Teilnehmer nicht mehr angemeldet ist, kann er den Allgemeiner Zugangscode erneut verwenden und erhält so ein neues persönliches Konto.

Präventive Maßnahmen

Damit dieses Problem seltener auftritt:

• Kommunizieren Sie klar: Weisen Sie Teilnehmer darauf hin, dass sie ihren persönlichen Zugangscode sofort speichern sollen.
• Alternative Einladungsmethoden prüfen: Persönliche QR-Codes oder E-Mail-Einladungen sind oft einfacher, weil der Zugangscode direkt übermittelt wird.
• Kurze Anleitung mitgeben: Zeigen Sie Teilnehmern, wo sie ihren Zugangscode sehen und wie sie ihn sichern.

Hilfe erhalten

Wo kann ich Support erhalten?

Wenn Sie nicht weiterkommen, haben Sie in ACOMERA mehrere Anlaufstellen:

• Hilfe-Bot: Nutzen Sie den schwebenden Hilfe-Button für schnelle Rückfragen.
• Dokumentation: Prüfen Sie dieses Handbuch und die weiteren Hilfetexte.
• ACOMERA Support: Kontaktieren Sie den ACOMERA Support bei technischen Problemen.

Wie melde ich ein Problem?

Wenn Sie den ACOMERA Support kontaktieren, beschleunigen diese Angaben die Klärung:

• Beschreibung: klare Beschreibung des Problems
• Schritte zur Reproduktion: was genau passiert ist und in welcher Reihenfolge
• Screenshots: falls der Fehler sichtbar ist
• Browser-Informationen: Browser-Name und -Version
• Erhebungskontext: betroffene Erhebung und aktueller Schritt

Best Practices zur Fehlervermeidung

• Mit Test-Teilnehmern prüfen: Testen Sie Einladungsmethoden und Zugangscodes, bevor Sie echte Teilnehmer einladen.
• Teilnehmer gut informieren: Geben Sie klare Hinweise, besonders zum Speichern von Zugangscodes.
• Probleme festhalten: Dokumentieren Sie Fehler und Lösungen, damit ähnliche Fälle schneller gelöst sind.
• Teilnehmerliste regelmäßig prüfen: Achten Sie auf versiegelte Teilnehmer und fehlende E-Mail-Adressen.

Nächste Schritte

Wenn Sie weiterführende Hilfe brauchen:

• Kapitel 9: Teilnehmer verwalten - Detaillierte Informationen zur Teilnehmerverwaltung
• ACOMERA Support kontaktieren: Bei technischen Problemen, die Sie nicht lösen können

Die meisten Probleme lassen sich mit einem Blick auf Teilnehmerstatus, Zugangsmethode und Erhebungskontext schnell eingrenzen.