9. Teilnehmer verwalten

Der Teilnehmer-Schritt ist für die Verwaltung von Teilnehmern zuständig. Hier entscheiden Sie, wie Teilnehmer an Ihrer Erhebung teilnehmen können, und verwalten alle Teilnehmerdaten. In diesem Kapitel lernen Sie alle verfügbaren Einladungsmethoden kennen und wie Sie die richtige Methode für Ihre Situation auswählen.

Übersicht über Einladungsmethoden

Die Software bietet fünf Hauptmethoden zur Teilnehmereinladung:

1. Allgemeiner Zugangsschlüssel: Ein Code für alle Teilnehmer (einfachste Methode)
2. Allgemeiner Zugangsschlüssel pro Gruppe: Separater Code für jede Auswertungsgruppe (mit QR-Code-Generierung)
3. Persönliche QR-Code-Einladungen: Individuelle QR-Codes zum Drucken
4. Persönlicher Schlüssel mit E-Mail (E-Mail-Versand): E-Mails mit direkten Zugangslinks versenden
5. Zugangscodes exportieren: Codes für externen E-Mail-Versand exportieren

Zur Teilnehmer-Seite navigieren

1. Öffnen Sie Ihre Erhebung
2. Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf "Teilnehmer"
3. Sie sehen die Teilnehmer-Übersicht mit verschiedenen Einladungsmethoden

Entscheidungsbaum: Welche Methode wählen?

Die Auswahl der richtigen Einladungsmethode ist entscheidend für den Erfolg Ihrer Erhebung. Der Entscheidungsbaum hilft Ihnen, die beste Methode für Ihre Situation zu finden. Jede Frage bezieht sich auf wichtige Vor- und Nachteile der verschiedenen Methoden.

Wichtig: Die Ja/Nein-Fragen im Entscheidungsbaum beziehen sich auf Vor- und Nachteile der Methoden. Wenn Sie "Ja" zu einer Frage sagen, akzeptieren Sie einen bestimmten Nachteil zugunsten von Einfachheit oder anderen Vorteilen. Wenn Sie "Nein" sagen, benötigen Sie eine Methode, die diesen Nachteil vermeidet.

Frage 1: Soll die Einladung so einfach wie möglich sein?

Was bedeutet das?

• Ja: Sie möchten die einfachste mögliche Einrichtung, auch wenn dies Nachteile mit sich bringt
• Nein: Sie sind bereit, etwas mehr Aufwand zu investieren, um mehr Kontrolle oder Funktionen zu haben

Warum ist das wichtig?
Die einfachsten Methoden (Allgemeiner Zugangsschlüssel) haben Einschränkungen, die Sie akzeptieren müssen.

• Ja → Weiter zu Frage 2
• Nein → Weiter zu Frage 5

Frage 2: Ist es in Ordnung, wenn unbefugte Dritte teilnehmen können?

Was bedeutet das?

• Ja: Es ist kein Problem, wenn Personen teilnehmen, die nicht eingeladen wurden (z.B. bei öffentlichen Erhebungen)
• Nein: Sie müssen kontrollieren, wer teilnehmen kann

Warum ist das wichtig?
Der Allgemeine Zugangsschlüssel kann von jedem verwendet werden, der den Code kennt. Es gibt keine Möglichkeit, unbefugte Teilnahme zu verhindern.

Nachteil bei "Ja": Keine Kontrolle über Teilnehmer, unbekannte Personen können teilnehmen

• Ja → Weiter zu Frage 3
• Nein → Weiter zu Frage 5

Frage 3: Ist es in Ordnung, wenn Teilnehmer mehrmals teilnehmen können?

Was bedeutet das?

• Ja: Es ist akzeptabel, wenn dieselbe Person die Erhebung mehrfach ausfüllt (z.B. mit verschiedenen Geräten)
• Nein: Sie müssen sicherstellen, dass jede Person nur einmal teilnimmt

Warum ist das wichtig?
Der Allgemeine Zugangsschlüssel ermöglicht es Teilnehmern, sich mit verschiedenen Geräten oder Browsern mehrfach anzumelden und die Erhebung mehrfach auszufüllen.

Nachteil bei "Ja": Teilnehmer können die Erhebung mehrfach ausfüllen, was die Datenqualität beeinträchtigen kann

• Ja → Weiter zu Frage 4
• Nein → Weiter zu Frage 5

Frage 4: Sollen sich Teilnehmer selbst Auswertungsgruppen zuordnen?

Was bedeutet das?

• Ja: Teilnehmer wählen selbst ihre Gruppe (z.B. Abteilung) beim Zugriff auf die Erhebung
• Nein: Sie weisen Teilnehmer manuell Gruppen zu oder benötigen keine Gruppenzuweisung

Warum ist das wichtig?
Wenn Teilnehmer sich selbst Gruppen zuordnen sollen, benötigen Sie eine Methode, die dies unterstützt (z.B. Allgemeiner Zugangsschlüssel pro Gruppe).

• Ja → Empfohlen: Allgemeiner Zugangsschlüssel pro Gruppe (mit QR-Code-Generierung)
• Nein → Empfohlen: Allgemeiner Zugangsschlüssel

Frage 5: Haben alle Teilnehmer eine E-Mail-Adresse?

Was bedeutet das?

• Ja: Sie haben E-Mail-Adressen für alle Teilnehmer
• Nein: Einige oder alle Teilnehmer haben keine E-Mail-Adresse

Warum ist das wichtig?
Wenn Sie E-Mail-Adressen haben, können Sie E-Mail-basierte Methoden verwenden. Ohne E-Mail-Adressen müssen Sie QR-Codes oder Zugangscodes verwenden.

• Ja → Weiter zu Frage 6
• Nein → Weiter zu Frage 8

Frage 6: Sollen Teilnehmer überhaupt per E-Mail eingeladen werden?

Was bedeutet das?

• Ja: Sie möchten E-Mails verwenden, um Teilnehmer einzuladen
• Nein: Sie bevorzugen andere Methoden (QR-Codes, persönliche Übergabe, etc.)

Warum ist das wichtig?
Auch wenn Sie E-Mail-Adressen haben, müssen Sie nicht unbedingt E-Mails verwenden. Sie können auch QR-Codes generieren und per E-Mail versenden.

• Ja → Weiter zu Frage 7
• Nein → Weiter zu Frage 8

Frage 7: Werden Zugangscodes von unserem eigenen E-Mail-Server versendet?

Was bedeutet das?

• Ja: Sie möchten E-Mails über Ihr eigenes E-Mail-System versenden (z.B. für Compliance, Branding)
• Nein: Die Webapp kann E-Mails direkt versenden

Warum ist das wichtig?
Wenn Sie Ihr eigenes E-Mail-System verwenden müssen, exportieren Sie die Zugangscodes. Andernfalls kann die Webapp E-Mails direkt versenden.

• Ja → Weiter zu Frage 9
• Nein → Weiter zu Frage 10

Frage 8: Sollen sich Teilnehmer selbst Auswertungsgruppen zuordnen?

Was bedeutet das?

• Ja: Teilnehmer wählen selbst ihre Gruppe beim Zugriff
• Nein: Sie weisen Teilnehmer manuell Gruppen zu oder benötigen keine Gruppenzuweisung

Warum ist das wichtig?
Wenn Teilnehmer sich selbst Gruppen zuordnen sollen, verwenden Sie Allgemeiner Zugangsschlüssel pro Gruppe. Andernfalls verwenden Sie persönliche QR-Codes.

• Ja → Empfohlen: Allgemeiner Zugangsschlüssel pro Gruppe (mit QR-Code-Generierung)
• Nein → Empfohlen: Persönliche QR-Code-Einladungen

Frage 9: Dürfen E-Mail-Adressen an ACME/RA weitergegeben werden?

Was bedeutet das?

• Ja: Sie können E-Mail-Adressen an den E-Mail-Server-Betreiber (ACME/RA) weitergeben
• Nein: Datenschutzbestimmungen verbieten die Weitergabe von E-Mail-Adressen

Warum ist das wichtig?
Wenn E-Mail-Adressen weitergegeben werden dürfen, können Sie Zugangscodes exportieren und über externe Systeme versenden. Andernfalls müssen Sie andere Methoden verwenden.

• Ja → Empfohlen: Zugangscodes exportieren
• Nein → Weiter zu Frage 8

Frage 10: Soll die Webapp E-Mails versenden?

Was bedeutet das?

• Ja: Die Webapp soll E-Mails direkt versenden
• Nein: Sie möchten keine E-Mails über die Webapp versenden

Warum ist das wichtig?
Wenn die Webapp E-Mails versenden kann, ist E-Mail-Versand die einfachste Methode. Andernfalls verwenden Sie QR-Codes oder exportierte Zugangscodes.

• Ja → Empfohlen: E-Mail-Versand (Persönlicher Schlüssel mit E-Mail)
• Nein → Weiter zu Frage 8

Die fünf Einladungsmethoden im Detail

Die Auswahl der richtigen Einladungsmethode ist einer der wichtigsten Entscheidungen bei der Erstellung Ihrer Erhebung. Jede Methode hat ihre eigenen Vor- und Nachteile, und die falsche Wahl kann zu Problemen führen. In diesem Abschnitt erklären wir jede Methode sehr detailliert, damit Sie eine fundierte Entscheidung treffen können.

1. Allgemeiner Zugangsschlüssel

Ein Code für alle Teilnehmer – Die einfachste Methode

Was ist das?

Der allgemeine Zugangsschlüssel ist die einfachste Einladungsmethode. Alle Teilnehmer verwenden denselben Code, um auf die Erhebung zuzugreifen. Wenn ein Teilnehmer zum ersten Mal auf den Link klickt, wird automatisch ein individueller Zugangscode für ihn erstellt. Dieser Code wird dann für alle weiteren Zugriffe verwendet.

Wie funktioniert es technisch?

1. Sie aktivieren den allgemeinen Zugangsschlüssel im Teilnehmer-Schritt
2. Die Software generiert einen einzigen Zugangscode (z.B. "ABC123")
3. Sie teilen diesen Code oder den direkten Link mit allen potenziellen Teilnehmern
4. Wenn jemand zum ersten Mal auf den Link klickt:
   • Die Software erstellt automatisch einen neuen Teilnehmer
   • Ein individueller Zugangscode wird für diesen Teilnehmer generiert
   • Der Teilnehmer kann sofort an der Erhebung teilnehmen
5. Bei weiteren Zugriffen verwendet der Teilnehmer seinen individuellen Code

Wann sollten Sie diese Methode verwenden?

Verwenden Sie diese Methode, wenn:

• ✅ Sie die einfachstmögliche Einrichtung wünschen
• ✅ Sie keine E-Mail-Adressen der Teilnehmer haben
• ✅ Unbefugte Teilnahme kein Problem darstellt (z.B. bei öffentlichen Erhebungen)
• ✅ Mehrfachteilnahme akzeptabel ist (Teilnehmer können sich mit verschiedenen Geräten anmelden)
• ✅ Sie keine Gruppenzuweisung vorab benötigen
• ✅ Sie eine schnelle, unkomplizierte Lösung brauchen

Verwenden Sie diese Methode NICHT, wenn:

• ❌ Sie individuelle Nachverfolgung benötigen (wer hat teilgenommen?)
• ❌ Sie Teilnehmer bestimmten Gruppen vorab zuweisen müssen
• ❌ Unbefugte Teilnahme ein Problem ist
• ❌ Sie Erinnerungen an bestimmte Personen senden müssen
• ❌ Sie wissen müssen, wer noch nicht teilgenommen hat

Vor- und Nachteile

Vorteile:

• ✅ Einfachste Einrichtung: Keine Vorbereitung nötig, einfach aktivieren und Code teilen
• ✅ Automatische Teilnehmererstellung: Teilnehmer werden automatisch erstellt
• ✅ Keine E-Mail-Adressen nötig: Funktioniert ohne E-Mail-Adressen
• ✅ Schnell einsatzbereit: Sofort verwendbar

Nachteile:

• ❌ Keine Kontrolle über Teilnehmer: Unbefugte Personen können teilnehmen, wenn sie den Code kennen
• ❌ Mehrfachteilnahme möglich: Teilnehmer können die Erhebung mehrfach ausfüllen (z.B. mit verschiedenen Geräten), was die Datenqualität beeinträchtigen kann
• ❌ Keine individuelle Nachverfolgung: Sie wissen nicht, wer genau teilgenommen hat
• ❌ Keine Gruppenzuweisung: Teilnehmer können nicht automatisch Gruppen zugewiesen werden
• ❌ Keine Erinnerungen: Sie können keine gezielten Erinnerungen senden, da keine E-Mail-Adressen gespeichert werden
• ❌ Persönlicher Zugangscode kann verloren gehen: Wenn ein Teilnehmer den allgemeinen Zugangsschlüssel verwendet und sich dabei einen persönlichen Zugangscode erstellen lässt, diesen aber nicht speichert, kann dieser Code nicht wiederhergestellt werden. Die Fragebogenseite weist Teilnehmer explizit darauf hin, dass sie ihren persönlichen Zugangscode speichern müssen, aber manche Teilnehmer befolgen diese Anweisung nicht oder übersehen sie.

Schritt-für-Schritt Anleitung

1. Gehen Sie zu Erhebung → Teilnehmer
2. Suchen Sie nach "Allgemeiner Zugangsschlüssel" oder einer ähnlichen Option
3. Aktivieren Sie den allgemeinen Zugangsschlüssel (Toggle/Switch)
4. Kopieren Sie den Zugangslink oder den Zugangscode
5. Teilen Sie den Link/Code mit allen potenziellen Teilnehmern:
   • Per E-Mail (wenn Sie E-Mail-Adressen haben, aber keine individuellen Codes brauchen)
   • Auf einer Website
   • In einem Intranet
   • Auf einem Poster oder Flyer
   • In einer Präsentation

Was passiert hinter den Kulissen?

• Automatische Teilnehmererstellung: Jeder neue Besucher wird automatisch als Teilnehmer erstellt
• Individuelle Codes: Jeder Teilnehmer erhält einen eigenen Code, auch wenn alle denselben Startcode verwenden
• Keine Gruppenzuweisung: Teilnehmer können nicht automatisch Gruppen zugewiesen werden
• Keine E-Mail-Verwaltung: Es gibt keine Möglichkeit, Erinnerungen zu senden, da keine E-Mail-Adressen gespeichert werden

Beispiel-Szenario

Szenario: Sie führen eine öffentliche Zufriedenheitsumfrage in einem Café durch. Sie möchten, dass jeder Kunde teilnehmen kann, ohne sich registrieren zu müssen.

Lösung: Allgemeiner Zugangsschlüssel

• Sie aktivieren den allgemeinen Code
• Sie drucken einen QR-Code auf Tischaufsteller
• Kunden scannen den Code und können sofort teilnehmen
• Jeder Kunde erhält automatisch einen individuellen Code für weitere Zugriffe

Häufige Probleme und Lösungen

Problem: "Ich weiß nicht, wer teilgenommen hat"

• Lösung: Das ist normal bei dieser Methode. Wenn Sie individuelle Nachverfolgung brauchen, verwenden Sie eine andere Methode.

Problem: "Jemand hat mehrmals teilgenommen"

• Lösung: Das ist bei dieser Methode möglich. Teilnehmer können sich mit verschiedenen Geräten anmelden. Wenn Sie das verhindern möchten, verwenden Sie persönliche Codes.

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2. Allgemeiner Zugangsschlüssel pro Gruppe

QR-Codes für jede Auswertungsgruppe – Selbstzuweisung zu Gruppen

Was ist das?

Diese Methode erstellt einen separaten Zugangscode für jede Auswertungsgruppe in Ihrer Hierarchie. Teilnehmer werden automatisch der Gruppe zugewiesen, basierend auf dem Code, den sie verwenden. Sie können QR-Codes für jede Gruppe generieren, die gedruckt und verteilt werden können.

Wie funktioniert es technisch?

1. Sie müssen zuerst Auswertungshierarchien im Hierarchien-Schritt erstellen
2. Die Hierarchien müssen mit einem Auswertungshierarchie-Item im Inhalte-Schritt verknüpft sein
3. Im Teilnehmer-Schritt wählen Sie "Allgemeiner Zugangsschlüssel pro Gruppe"
4. Die Software erstellt automatisch einen Code für jede Gruppe
5. Sie generieren QR-Codes für jede Gruppe
6. Teilnehmer scannen den QR-Code ihrer Gruppe und werden automatisch dieser Gruppe zugewiesen

Wann sollten Sie diese Methode verwenden?

Verwenden Sie diese Methode, wenn:

• ✅ Sie einfache Einrichtung wünschen, aber zumindest eine Gruppenzuweisung vorab benötigen
• ✅ Teilnehmer sich selbst anderen Auswertungsgruppen (als der dem Zugangsschlüssel zugeordneten) zuordnen sollen
• ✅ Sie QR-Codes für einfache Verteilung generieren möchten
• ✅ Sie Auswertungshierarchien eingerichtet haben
• ✅ Sie Gruppenvergleiche in der Auswertung durchführen möchten
• ✅ Sie keine individuellen E-Mail-Adressen benötigen

Wichtig: Wenn Teilnehmer bereits über den Zugangsschlüssel einer Gruppe zugewiesen werden, sollten Sie das entsprechende Auswertungshierarchie-Item in der Umfrage verbergen (Option "In Umfrage verbergen" im Inhalte-Schritt). Dies verhindert, dass Teilnehmer sich selbst einer anderen Gruppe zuordnen können.

Verwenden Sie diese Methode NICHT, wenn:

• ❌ Sie keine Hierarchien eingerichtet haben
• ❌ Sie individuelle Nachverfolgung benötigen (wer genau hat teilgenommen?)
• ❌ Sie Erinnerungen an bestimmte Personen senden müssen

Vor- und Nachteile

Vorteile:

• ✅ Einfache Einrichtung: Relativ einfach, erfordert nur mindestens 1 Hierarchie
• ✅ Automatische Gruppenzuweisung: Teilnehmer werden automatisch Gruppen zugewiesen
• ✅ Selbstzuweisung: Teilnehmer wählen ihre Gruppe selbst
• ✅ QR-Codes verfügbar: Einfache Verteilung durch QR-Codes
• ✅ Gruppenvergleiche möglich: Ideal für gruppenbasierte Auswertungen

Nachteile:

• ❌ Hierarchien erforderlich: Sie müssen zuerst Hierarchien erstellen und verknüpfen
• ❌ Keine individuelle Nachverfolgung: Sie wissen nicht, welche Person genau teilgenommen hat
• ❌ Mehrfachteilnahme möglich: Teilnehmer können mit verschiedenen Geräten mehrfach teilnehmen
• ❌ Keine Erinnerungen: Keine Möglichkeit, gezielte Erinnerungen zu senden
• ❌ Persönlicher Zugangscode kann verloren gehen: Wenn ein Teilnehmer den allgemeinen Zugangsschlüssel pro Gruppe verwendet und sich dabei einen persönlichen Zugangscode erstellen lässt, diesen aber nicht speichert, kann dieser Code nicht wiederhergestellt werden. Die Fragebogenseite weist Teilnehmer explizit darauf hin, dass sie ihren persönlichen Zugangscode speichern müssen, aber manche Teilnehmer befolgen diese Anweisung nicht oder übersehen sie.

Voraussetzungen

Bevor Sie diese Methode verwenden können, müssen Sie:

1. Hierarchien erstellen (Erhebung → Hierarchien):

   • Erstellen Sie mindestens eine Auswertungshierarchie
   • Fügen Sie Gruppen hinzu (z.B. "IT", "HR", "Vertrieb")
   • Speichern Sie die Hierarchie

2. Hierarchien mit Inhalten verknüpfen (Erhebung → Inhalte):

   • Fügen Sie ein Auswertungshierarchie-Item zu einer Kategorie hinzu
   • Wählen Sie die Hierarchie aus, die Sie verknüpfen möchten
   • Teilnehmer sehen diese Frage im Fragebogen und können sich einer Auswertungsgruppe zuordnen

Schritt-für-Schritt Anleitung

1. Erstellen Sie Hierarchien (siehe Kapitel 7):

   • Gehen Sie zu Erhebung → Hierarchien
   • Erstellen Sie eine neue Hierarchie (z.B. "Abteilungen")
   • Fügen Sie Gruppen hinzu (z.B. "IT", "HR", "Vertrieb")

2. Verknüpfen Sie Hierarchien mit Inhalten:

   • Gehen Sie zu Erhebung → Inhalte
   • Fügen Sie ein Auswertungshierarchie-Item hinzu
   • Wählen Sie die erstellte Hierarchie aus
   • Wichtig: Ohne diese Verknüpfung funktioniert die Hierarchie nicht im Fragebogen

3. Aktivieren Sie "Allgemeiner Zugangsschlüssel pro Gruppe":

   • Gehen Sie zu Erhebung → Teilnehmer
   • Wählen Sie "Allgemeiner Zugangsschlüssel pro Gruppe"
   • Wählen Sie die Hierarchie aus, die Sie verwenden möchten

4. Generieren Sie QR-Codes:

   • Konfigurieren Sie QR-Code-Einstellungen:
     • Sprache für Einladungstexte
     • Anzahl der QR-Codes pro Dokument
     • Optional: Separate Dokumente für jede Gruppe
   • Passen Sie Einladungstexte an (optional)
   • Klicken Sie auf "QR-Codes generieren"
   • Laden Sie die PDFs herunter

5. Verteilen Sie die QR-Codes:

   • Drucken Sie die QR-Codes
   • Verteilen Sie sie an die entsprechenden Gruppen
   • Jede Gruppe erhält ihren eigenen QR-Code

Was passiert hinter den Kulissen?

• Automatische Gruppenzuweisung: Wenn ein Teilnehmer einen Gruppen-QR-Code scannt, wird er automatisch dieser Gruppe zugewiesen
• Individuelle Codes: Jeder Teilnehmer erhält trotzdem einen individuellen Zugangscode
• Selbstzuweisung: Teilnehmer wählen ihre Gruppe durch Scannen des entsprechenden QR-Codes

Beispiel-Szenario

Szenario: Sie führen eine Mitarbeiterbefragung durch und möchten Ergebnisse nach Abteilungen vergleichen. Mitarbeiter sollen sich nicht selbst ihrer Abteilung zuordnen.

Lösung: Allgemeiner Zugangsschlüssel pro Gruppe

• Sie erstellen eine Hierarchie "Abteilungen" mit Gruppen: IT, HR, Vertrieb
• Sie generieren QR-Codes für jede Abteilung
• Sie hängen QR-Codes in den jeweiligen Abteilungen auf
• Mitarbeiter scannen den QR-Code ihrer Abteilung
• In der Auswertung können Sie Ergebnisse nach Abteilungen vergleichen

Häufige Probleme und Lösungen

Problem: "Ich sehe keine Hierarchien zur Auswahl"

• Lösung: Erstellen Sie zuerst Hierarchien im Hierarchien-Schritt und verknüpfen Sie sie mit Inhalten.

Problem: "QR-Codes funktionieren nicht"

• Lösung: Stellen Sie sicher, dass die Hierarchien mit Auswertungshierarchie-Items im Inhalte-Schritt verknüpft sind.

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3. Persönliche QR-Code-Einladungen

Individuelle QR-Codes zum Drucken – Maximale Kontrolle

Was ist das?

Bei dieser Methode erstellen Sie Teilnehmer im Voraus und generieren für jeden einen persönlichen QR-Code. Jeder Teilnehmer erhält seinen eigenen, eindeutigen QR-Code, der gedruckt und persönlich verteilt werden kann.

Wie funktioniert es technisch?

1. Sie erstellen Teilnehmer manuell oder über Import
2. Optional: Weisen Sie Teilnehmer Auswertungsgruppen zu
3. Sie generieren persönliche QR-Codes für alle erstellten Teilnehmer
4. Jeder QR-Code ist eindeutig und mit einem spezifischen Teilnehmer verknüpft
5. Teilnehmer scannen ihren persönlichen QR-Code und können teilnehmen

Wann sollten Sie diese Methode verwenden?

Verwenden Sie diese Methode, wenn:

• ✅ Sie individuelle Nachverfolgung benötigen (wer hat teilgenommen?)
• ✅ Sie Teilnehmer bestimmten Gruppen manuell zuweisen möchten
• ✅ Sie nicht für alle Teilnehmer E-Mail-Adressen haben
• ✅ Sie druckbare QR-Codes für persönliche Verteilung möchten
• ✅ Teilnehmer sich NICHT selbst Gruppen zuordnen sollen
• ✅ Sie Kontrolle darüber haben möchten, wer teilnehmen kann

Wichtig: Wenn Sie Teilnehmern bereits vorab Auswertungsgruppen zuweisen (z.B. beim Erstellen der Teilnehmer oder beim Import), sollten Sie das entsprechende Auswertungshierarchie-Item in der Umfrage verbergen (Option "In Umfrage verbergen" im Inhalte-Schritt). Dies verhindert, dass Teilnehmer sich selbst einer anderen Gruppe zuordnen können.

Verwenden Sie diese Methode NICHT, wenn:

• ❌ Sie eine sehr große Anzahl von Teilnehmern haben (zu aufwändig)
• ❌ Sie E-Mail-Adressen für alle haben (dann ist E-Mail-Versand einfacher)

Vor- und Nachteile

Vorteile:

• ✅ Individuelle Nachverfolgung: Sie wissen genau, wer teilgenommen hat
• ✅ Kontrolle über Teilnehmer: Nur erstellte Teilnehmer können teilnehmen
• ✅ Manuelle Gruppenzuweisung: Sie weisen Teilnehmer Gruppen zu
• ✅ Keine E-Mail-Adressen nötig: Funktioniert ohne E-Mail-Adressen
• ✅ Druckbare QR-Codes: Einfache persönliche Verteilung

Nachteile:

• ❌ Aufwändige Vorbereitung: Teilnehmer müssen im Voraus erstellt werden
• ❌ Manuelle Arbeit: Bei vielen Teilnehmern sehr zeitaufwändig
• ❌ Keine Erinnerungen: Keine Möglichkeit, Erinnerungen zu senden
• ❌ QR-Code-Verteilung: QR-Codes müssen persönlich verteilt werden

Schritt-für-Schritt Anleitung

Schritt 1: Teilnehmer erstellen

Sie haben mehrere Optionen:

Option A: Manuell einzeln erstellen

1. Gehen Sie zu Erhebung → Teilnehmer → Teilnehmerliste
2. Klicken Sie auf "Teilnehmer hinzufügen"
3. Geben Sie Name, E-Mail (optional), Sprache und Gruppe ein
4. Speichern Sie

Option B: Über Excel-Import (wenn verfügbar)

1. Bereiten Sie eine Excel-Datei mit Teilnehmerdaten vor
2. Importieren Sie die Datei
3. Teilnehmer werden automatisch erstellt

Schritt 2: QR-Codes generieren

1. Gehen Sie zu Erhebung → Teilnehmer → QR-Codes
2. Wählen Sie "Persönliche QR-Codes"
3. Konfigurieren Sie die Einstellungen:
   • Sprache: Wählen Sie die Sprache für Einladungstexte auf den QR-Codes
   • Anzahl pro Dokument: Wie viele QR-Codes sollen auf einer Seite sein? (z.B. 1, 2, 4)
   • Separate Dokumente: Optional können Sie separate PDFs für jede Gruppe erstellen
4. Passen Sie Einladungstexte an (optional):
   • Sie können den Text anpassen, der auf jedem QR-Code-Dokument erscheint
   • Verwenden Sie Personalisierungsvariablen wie {{firstName}}
5. Klicken Sie auf "QR-Codes generieren"
6. Laden Sie die PDFs herunter

Schritt 3: QR-Codes verteilen

1. Drucken Sie die generierten PDFs
2. Verteilen Sie die QR-Codes persönlich an die Teilnehmer:
   • Per Post
   • In einem Meeting
   • Persönlich übergeben
   • Auf einem Poster mit Namen (wenn anonymität nicht wichtig ist)

Was passiert hinter den Kulissen?

• Eindeutige Verknüpfung: Jeder QR-Code ist fest mit einem Teilnehmer verknüpft
• Individuelle Nachverfolgung: Sie können genau sehen, wer welchen QR-Code verwendet hat
• Gruppenzuweisung: Teilnehmer behalten ihre zugewiesene Gruppe
• Keine Selbstzuweisung: Teilnehmer können ihre Gruppe nicht ändern

Beispiel-Szenario

Szenario: Sie führen eine BASA-Erhebung in einem Unternehmen durch. Sie haben eine Liste aller Mitarbeiter mit Namen, aber nicht alle E-Mail-Adressen. Sie möchten sicherstellen, dass jeder Mitarbeiter genau einen QR-Code erhält.

Lösung: Persönliche QR-Code-Einladungen

1. Sie erstellen Teilnehmer für alle Mitarbeiter
2. Sie weisen sie ihren Abteilungen zu
3. Sie generieren persönliche QR-Codes
4. Sie drucken die QR-Codes und verteilen sie persönlich
5. In der Auswertung können Sie sehen, wer teilgenommen hat und Ergebnisse nach Abteilungen vergleichen

Häufige Probleme und Lösungen

Problem: "Teilnehmer hat seinen QR-Code verloren"

• Lösung: Sie können in der Teilnehmerliste den Zugangscode nachschauen.

Problem: "Zu viele Teilnehmer, das ist zu aufwändig"

• Lösung: Für große Gruppen verwenden Sie E-Mail-Versand oder allgemeine Zugangsschlüssel.

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4. Persönlicher Schlüssel mit E-Mail (E-Mail-Versand)

E-Mails direkt aus der Anwendung versenden – Automatisiert und personalisiert

Was ist das?

Diese Methode ermöglicht es Ihnen, personalisierte E-Mails mit direkten Zugangslinks direkt aus der Anwendung zu versenden. Teilnehmer werden automatisch erstellt, wenn Sie ihre E-Mail-Adressen eingeben. Sie können Erinnerungen senden und den Versandstatus verfolgen.

Wie funktioniert es technisch?

Phase 1: Teilnehmer erstellen

• Sie geben E-Mail-Adressen ein (einzeln, via Kopieren und Einfügen oder per TXT/Excel-Import)
• Die Software erstellt automatisch Teilnehmer mit individuellen Zugangscodes
• Teilnehmer werden mit ihren E-Mail-Adressen verknüpft

Phase 2: E-Mail-Entwürfe erstellen

• Sie erstellen einen E-Mail-Entwurf
• Sie personalisieren die E-Mails mit Variablen (z.B. Name), optional
• Sie wählen Empfänger aus

Phase 3: E-Mails versenden

• Sie senden E-Mails sofort oder planen sie für später
• Die Software versendet die E-Mails über den E-Mail-Server
• Sie können den Versandstatus verfolgen

Wann sollten Sie diese Methode verwenden?

Verwenden Sie diese Methode, wenn:

• ✅ Sie E-Mail-Adressen für alle Teilnehmer haben
• ✅ Sie E-Mails direkt aus der Anwendung versenden möchten
• ✅ Sie individuelle Nachverfolgung benötigen
• ✅ Sie Erinnerungen an Nicht-Antwortende senden möchten
• ✅ Sie personalisierte E-Mails versenden möchten
• ✅ Sie den Versandstatus verfolgen möchten

Verwenden Sie diese Methode NICHT, wenn:

• ❌ Sie nicht alle E-Mail-Adressen haben
• ❌ Sie ein separates E-Mail-System verwenden müssen (dann verwenden Sie "Zugangscodes exportieren")
• ❌ Sie keine E-Mails versenden möchten

Vor- und Nachteile

Vorteile:

• ✅ Automatisierter Versand: E-Mails werden direkt aus der Anwendung versendet
• ✅ Individuelle Nachverfolgung: Sie wissen genau, wer teilgenommen hat
• ✅ Erinnerungen möglich: Sie können gezielte Erinnerungen an Nicht-Antwortende senden (Teilnehmer, die sich noch nicht eingeloggt haben)

Hinweis: Sie können Teilnehmer nur nach groben Statuskategorien filtern (abgeschlossen, eingeloggt aber nicht abgeschlossen, nicht eingeloggt), nicht nach spezifischen Fortschrittsprozentsätzen.

• ✅ Personalisierung: E-Mails können mit Namen und anderen Variablen personalisiert werden
• ✅ Automatische Teilnehmererstellung: Teilnehmer werden beim Eingeben von E-Mail-Adressen automatisch erstellt
• ✅ Versandstatus: Sie können den Versandstatus verfolgen

Nachteile:

• ❌ E-Mail-Adressen erforderlich: Alle Teilnehmer müssen E-Mail-Adressen haben
• ❌ Abhängigkeit von E-Mail: Wenn E-Mails nicht ankommen, können Teilnehmer nicht teilnehmen
• ❌ Spam-Filter: E-Mails können in Spam-Ordnern landen

Schritt-für-Schritt Anleitung

Schritt 1: Teilnehmer mit E-Mail-Adressen erstellen

Sie haben zwei Modi:

Einfacher Modus:

1. Gehen Sie zu Erhebung → Teilnehmer → E-Mail-Einladungen
2. Wählen Sie "Einfach" Modus
3. Geben Sie E-Mail-Adressen ein:
   • Eine pro Zeile:

     max.mustermann@example.com
     anna.schmidt@example.com
     

   • Oder kommagetrennt:

     max.mustermann@example.com, anna.schmidt@example.com
     

   • Oder laden Sie eine Datei hoch: Sie können eine TXT-Datei mit E-Mail-Adressen hochladen (eine E-Mail-Adresse pro Zeile)
4. Klicken Sie auf "Teilnehmer erstellen"
5. Die Software validiert E-Mail-Adressen, erstellt Teilnehmer mit automatisch generierten Zugangscodes und zeigt Ergebnisse an

Erweiterter Modus (Excel-Import):

1. Wählen Sie "Erweitert" Modus
2. Wichtig: Stellen Sie sicher, dass Sie bereits Hierarchien im Hierarchien-Schritt erstellt haben, falls Sie Teilnehmer Auswertungsgruppen zuweisen möchten
3. Laden Sie das Excel-Template herunter (wird automatisch generiert)
4. Das Template enthält:
   • Spalten für E-Mail-Adressen, Vorname, Nachname
   • Spalten für jede erstellte Auswertungshierarchie: Diese Spalten enthalten Dropdown-Menüs (Datenvalidierung in Excel), mit denen Sie Teilnehmer den Auswertungsgruppen zuweisen können
   • Zusätzliche Metadaten-Spalten
5. Füllen Sie das Template aus:
   • Geben Sie E-Mail-Adressen, Namen und weitere Informationen ein
   • Auswertungsgruppen zuweisen: Verwenden Sie die Dropdown-Menüs in den Hierarchie-Spalten, um Teilnehmer den entsprechenden Auswertungsgruppen zuzuweisen
6. Laden Sie die ausgefüllte Excel-Datei hoch
7. Überprüfen Sie die importierten Teilnehmer
8. Bestätigen Sie den Import

Schritt 2: E-Mail-Entwürfe erstellen

1. Gehen Sie zum Abschnitt "E-Mail-Entwürfe"
2. Klicken Sie auf "Neuen Entwurf erstellen"
3. Passen Sie die E-Mail an:
   • Betreff: Geben Sie eine Betreffzeile ein
   • Text: Schreiben Sie den E-Mail-Text (unterstützt Personalisierungsvariablen)
   • Sprache: Wählen Sie die Sprache für diesen Entwurf
4. Wählen Sie Empfänger:
   • Alle Teilnehmer
   • Benutzerdefinierte Auswahl: Wählen Sie einzelne Teilnehmer aus einer Liste aus
5. Klicken Sie auf "Entwurf erstellen" oder "Speichern"

Schritt 3: E-Mails versenden

1. Überprüfen Sie alle E-Mail-Entwürfe in der Liste
2. Für jeden Entwurf:
   • Jetzt senden: Klicken Sie auf "Senden", um sofort zu versenden
   • Planen: Legen Sie beim Erstellen/Bearbeiten ein Datum und eine Uhrzeit fest, um später zu versenden
3. Überwachen Sie den Versandstatus
4. Verfolgen Sie Zustellungen und Öffnungen (falls E-Mail-Tracking konfiguriert ist)

Personalisierungsvariablen

Sie können folgende Variablen in Ihren E-Mails verwenden:

• [[participant:FirstName]] – Vorname des Teilnehmers
• [[participant:LastName]] – Nachname des Teilnehmers
• [[participant:FullName]] – Vollständiger Name des Teilnehmers
• [[participant:Token]] – Persönlicher Zugangscode
• [[participant:LoginURL]] – Direkter Link zur Erhebung (enthält Zugangscode)
• [[participant:Salutation]] – Anrede des Teilnehmers (z.B. "Sehr geehrter Herr Mustermann")
• [[surveyRound:Name]] – Name der Erhebung
• [[surveyRound:StartDate]] – Startdatum der Erhebung
• [[surveyRound:EndDate]] – Enddatum/Frist der Erhebung
• [[surveyRound:URL]] – URL der Erhebung
• [[client:Name]] – Name des Kunden

Was passiert hinter den Kulissen?

• Automatische Teilnehmererstellung: Teilnehmer werden beim Eingeben von E-Mail-Adressen automatisch erstellt
• Individuelle Codes: Jeder Teilnehmer erhält einen eindeutigen Zugangscode
• E-Mail-Versand: E-Mails werden über den E-Mail-Server versendet
• Status-Tracking: Sie können sehen, welche E-Mails gesendet wurden und ob sie geöffnet wurden (falls konfiguriert)

Beispiel-Szenario

Szenario: Sie führen eine Mitarbeiterbefragung durch. Sie haben eine Excel-Liste mit allen Mitarbeitern, ihren E-Mail-Adressen und Abteilungen. Sie möchten personalisierte Einladungen senden und Erinnerungen an Nicht-Antwortende.

Lösung: Persönlicher Schlüssel mit E-Mail

1. Sie importieren die Excel-Liste im erweiterten Modus
2. Teilnehmer werden automatisch erstellt und ihren Abteilungen zugewiesen
3. Sie erstellen eine Willkommens-E-Mail mit Personalisierung
4. Sie senden die E-Mails an alle Teilnehmer
5. Nach 3 Tagen erstellen Sie eine Erinnerungs-E-Mail
6. Sie filtern nach Nicht-Antwortenden (Teilnehmer, die sich noch nicht eingeloggt haben) und senden die Erinnerung

Hinweis: Beim Filtern für Erinnerungen können Sie nur nach groben Statuskategorien filtern:

• Abgeschlossen (Teilnehmer, die die Erhebung vollständig ausgefüllt haben)
• Eingeloggt, aber nicht abgeschlossen (Teilnehmer, die sich eingeloggt, aber die Erhebung noch nicht abgeschlossen haben)
• Nicht eingeloggt (Teilnehmer, die sich noch nicht eingeloggt haben – "Nicht-Antwortende")

Es ist nicht möglich, Teilnehmer basierend auf spezifischen Fortschrittsprozentsätzen (z.B. "Teilnehmer mit 30-50% Fortschritt" oder "Teilnehmer unter 80% Ausfüllgrad") zu filtern.
7. In der Auswertung können Sie Ergebnisse nach Abteilungen vergleichen

Best Practices

• Klare Betreffzeilen: Verwenden Sie aussagekräftige Betreffzeilen
• Personalisierung: Verwenden Sie Teilnehmernamen für persönlichere E-Mails
• Zugangscode einbeziehen: Geben Sie den Zugangscode an, auch wenn Sie einen Link bereitstellen
• Erwartungen setzen: Informieren Sie über Erhebungslänge und Frist
• Support-Kontakt: Geben Sie Kontaktinformationen für Support an
• Erinnerungen: Senden Sie Erinnerungen 3-5 Tage nach der ersten Einladung

Häufige Probleme und Lösungen

Problem: "E-Mails werden nicht versendet"

• Lösung: Kontaktieren Sie den Administrator

Problem: "Teilnehmer erhalten E-Mails nicht"

• Lösung: Überprüfen Sie Spam-Ordner, validieren Sie E-Mail-Adressen, senden Sie erneut

Problem: "Ich möchte E-Mails in mehreren Sprachen senden"

• Lösung: Erstellen Sie separate E-Mail-Entwürfe für jede Sprache und weisen Sie Teilnehmer basierend auf Sprachpräferenzen zu

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5. Zugangscodes exportieren

Codes für externen E-Mail-Versand exportieren – Maximale Flexibilität

Was ist das?

Diese Methode ermöglicht es Ihnen, Zugangscodes nach Excel zu exportieren und sie über Ihr eigenes E-Mail-System zu versenden. Sie haben die volle Kontrolle über E-Mail-Versand, -Vorlagen und -Tracking, während die Anwendung die Zugangscodes verwaltet.

Wie funktioniert es technisch?

1. Sie erstellen Teilnehmer in der Anwendung (mit E-Mail-Adressen)
2. Optional: Weisen Sie Teilnehmer Auswertungsgruppen zu
3. Sie exportieren alle Zugangscodes nach Excel
4. Die Excel-Datei enthält alle notwendigen Informationen
5. Sie verwenden Ihr eigenes E-Mail-System, um Einladungen zu versenden
6. Sie integrieren die Zugangscodes/Links in Ihre eigenen E-Mail-Vorlagen

Wann sollten Sie diese Methode verwenden?

Verwenden Sie diese Methode, wenn:

• ✅ Sie E-Mail-Adressen für alle Teilnehmer haben
• ✅ Sie Ihr eigenes E-Mail-System verwenden möchten
• ✅ Sie volle Kontrolle über E-Mail-Versand benötigen
• ✅ Sie mit externen Systemen integrieren möchten
• ✅ Sie eigene E-Mail-Vorlagen und Branding verwenden möchten

Verwenden Sie diese Methode NICHT, wenn:

• ❌ Sie E-Mails direkt aus der Anwendung versenden können (dann ist "E-Mail-Versand" einfacher)
• ❌ Sie keine E-Mail-Adressen haben
• ❌ Sie keine Kontrolle über E-Mail-Versand benötigen

Vor- und Nachteile

Vorteile:

• ✅ Vollständige Kontrolle: Sie haben volle Kontrolle über E-Mail-Versand, Vorlagen und Branding
• ✅ Eigenes E-Mail-System: Nutzung Ihres eigenen E-Mail-Systems (Compliance, Branding)
• ✅ Individuelle Nachverfolgung: Sie wissen genau, wer teilgenommen hat
• ✅ Flexibilität: Sie können E-Mails nach Ihren eigenen Vorstellungen gestalten
• ✅ Integration: Einfache Integration mit externen Systemen

Nachteile:

• ❌ Mehr Aufwand: Sie müssen E-Mails selbst versenden
• ❌ E-Mail-Adressen erforderlich: Alle Teilnehmer müssen E-Mail-Adressen haben
• ❌ Manuelle Arbeit: Export, Import in E-Mail-System, Versand
• ❌ Erinnerungen manuell versenden: Erinnerungen müssen manuell erstellt und versendet werden

Schritt-für-Schritt Anleitung

Schritt 1: Teilnehmer erstellen

1. Gehen Sie zu Erhebung → Teilnehmer
2. Erstellen Sie Teilnehmer mit E-Mail-Adressen:
   • Manuell über die Teilnehmerliste
   • Über E-Mail-Einladungen (Einfach-Modus) – aber senden Sie die E-Mails nicht
   • Über Excel-Import
3. Optional: Weisen Sie Teilnehmer Auswertungsgruppen zu

Schritt 2: Zugangscodes exportieren

1. Gehen Sie zu Erhebung → Teilnehmer → Zugangscodes (oder "Zugangscodes exportieren")
2. Überprüfen Sie, dass alle Teilnehmer erstellt sind
3. Klicken Sie auf "Excel-Datei herunterladen" Button
4. Die Excel-Datei wird heruntergeladen (Sie können sie dann speichern oder öffnen)

Schritt 3: Excel-Datei verwenden

Die Excel-Datei enthält folgende Spalten:

• Name: Vorname und Nachname
• E-Mail: E-Mail-Adresse
• Zugangscode: Persönlicher Zugangscode
• Erhebungslink: Direkter Link zur Erhebung (enthält Zugangscode)
• Sprache: Sprachpräferenz (falls gesetzt)
• Auswertungsgruppe: Zugewiesene Gruppe (falls zutreffend)

Schritt 4: E-Mails über Ihr System versenden

1. Importieren Sie die Excel-Datei in Ihr E-Mail-System
2. Erstellen Sie E-Mail-Vorlagen in Ihrem System
3. Verwenden Sie die Spalten aus der Excel-Datei für Personalisierung:
   • Verwenden Sie die "Name"-Spalte für Ansprache
   • Verwenden Sie "Zugangscode" oder "Erhebungslink" für Zugang
   • Verwenden Sie "Sprache" für mehrsprachige E-Mails
4. Versenden Sie die E-Mails über Ihr System
5. Verfolgen Sie Antworten in der Anwendung

Was passiert hinter den Kulissen?

• Zugangscode-Generierung: Die Anwendung generiert eindeutige Zugangscodes für jeden Teilnehmer
• Link-Generierung: Direkte Links werden mit eingebetteten Zugangscodes erstellt
• Excel-Format: Daten werden in einem strukturierten Excel-Format exportiert
• Externe Verteilung: Sie haben volle Kontrolle über den E-Mail-Versand

Beispiel-Szenario

Szenario: Sie arbeiten in einer großen Organisation mit einem zentralen E-Mail-System. Sie müssen E-Mails über dieses System versenden, da es Compliance-Anforderungen erfüllt und Branding-Richtlinien einhält.

Lösung: Zugangscodes exportieren

1. Sie erstellen Teilnehmer in der Anwendung
2. Sie exportieren Zugangscodes nach Excel
3. Sie importieren die Excel-Datei in Ihr E-Mail-System
4. Sie verwenden Ihre Corporate-E-Mail-Vorlagen
5. Sie versenden E-Mails über Ihr zentrales System
6. Teilnehmer verwenden die Zugangscodes/Links aus den E-Mails
7. Sie verfolgen Antworten in der Anwendung

Best Practices

• Datenvalidierung: Überprüfen Sie die Excel-Datei vor dem Import in Ihr E-Mail-System
• E-Mail-Vorlagen: Erstellen Sie professionelle E-Mail-Vorlagen in Ihrem System
• Personalisierung: Nutzen Sie die verfügbaren Spalten für Personalisierung
• Backup: Speichern Sie die Excel-Datei sicher, falls Teilnehmer ihre Codes verlieren
• Synchronisation: Stellen Sie sicher, dass Teilnehmeränderungen in der Anwendung auch in Ihrem E-Mail-System aktualisiert werden

Häufige Probleme und Lösungen

Problem: "Teilnehmer hat Zugangscode verloren"

• Lösung: Sie können in der Anwendung den Zugangscode nachschauen.

Häufige Fragen

F: Kann ich mehrere Einladungsmethoden für dieselbe Erhebung verwenden?
A: Ja, Sie können mehrere Methoden verwenden. Beispielsweise können Sie E-Mail und QR-Codes kombinieren. Achten Sie darauf, keine doppelten Teilnehmer zu erstellen.

F: Kann ich die Einladungsmethode ändern, nachdem Teilnehmer eingeladen wurden?
A: Ja, Sie können verschiedene Einladungsmethoden miteinander kombinieren, aber seien Sie vorsichtig, keine doppelten Teilnehmer zu erstellen.

F: Was passiert, wenn ein Teilnehmer seinen Zugangscode verliert?
A: Sie können den Zugangscode in der Teilnehmerliste nachschauen. Es ist nicht möglich, einen neuen Zugangscode für einen bestehenden Teilnehmer zu generieren.

F: Können Teilnehmer mehrmals teilnehmen?
A: Dies hängt von Ihren Erhebungseinstellungen ab. Standardmäßig können Teilnehmer ihre Antworten bearbeiten, bis sie den Fragebogen abschließen (versiegeln).

F: Benötige ich Auswertungshierarchien für gruppenbasierte Methoden?
A: Ja, für "Allgemeiner Zugangsschlüssel pro Gruppe" und Gruppenzuweisung in anderen Methoden müssen Sie zuerst Auswertungshierarchien im Hierarchien-Schritt erstellen. Auch bei persönlichen QR-Code-Einladungen lassen sich Auswertungsgruppen einer Hierarchie auf die Seiten drucken, die dann voreingestellt sind.

F: Kann ich E-Mails in mehreren Sprachen versenden?
A: Ja, erstellen Sie separate E-Mail-Entwürfe für jede Sprache und weisen Sie sie basierend auf Sprachpräferenzen zu.

F: Was ist, wenn Teilnehmer E-Mails nicht erhalten?
A: Überprüfen Sie Spam-Ordner, validieren Sie E-Mail-Adressen, senden Sie erneut oder stellen Sie Zugangscodes als Alternative bereit.

F: Muss ich das Auswertungshierarchie-Item in der Umfrage verbergen, wenn Teilnehmer bereits zugewiesen sind?
A: Ja, wenn Teilnehmer bereits vorab Auswertungsgruppen zugewiesen wurden (z.B. bei "Allgemeiner Zugangsschlüssel pro Gruppe" oder bei persönlichen QR-Codes mit Vorabzuweisung), sollten Sie das Auswertungshierarchie-Item in der Umfrage verbergen. Aktivieren Sie dazu im Inhalte-Schritt bei dem entsprechenden Auswertungshierarchie-Item die Option "In Umfrage verbergen". Dies verhindert, dass Teilnehmer sich selbst einer anderen Gruppe zuordnen können.

Teilnehmerliste verwalten

Die Teilnehmerliste zeigt alle Teilnehmer Ihrer Erhebung an und ermöglicht es Ihnen, sie zu verwalten.

Zur Teilnehmerliste navigieren

1. Gehen Sie zu Erhebung → Teilnehmer
2. Klicken Sie auf den Button "Teilnehmerliste"
3. Sie sehen die vollständige Liste aller Teilnehmer

Teilnehmer bearbeiten

1. Finden Sie den Teilnehmer in der Liste
2. Klicken Sie auf den Teilnehmer oder auf das Bearbeiten-Icon
3. Nehmen Sie Ihre Änderungen vor (Name, E-Mail, Gruppenzuweisung, etc.)
4. Klicken Sie auf "Speichern"

Wichtig:

• Es ist möglich, bestehende Teilnehmer zu aktualisieren und Auswertungsgruppen-Zuweisungen zu ändern
• Dies ist auch nach dem Ende der Erhebung möglich (solange die Erhebung nicht anonymisiert wurde)
• Änderungen an Auswertungsgruppen-Zuweisungen wirken sich auf die Auswertung aus, da Teilnehmer dann anderen Gruppen zugeordnet werden

Teilnehmer löschen

1. Finden Sie den Teilnehmer in der Liste
2. Klicken Sie auf das Löschen-/Papierkorb-Icon oder verwenden Sie Rechtsklick-Optionen
3. Bestätigen Sie die Löschung

Warnung:

• Seien Sie vorsichtig beim Löschen von Teilnehmern, besonders wenn sie bereits geantwortet haben, da dies Ihre Datenanalyse beeinflussen kann.
• Nach der Anonymisierung der Erhebung können Teilnehmer nicht mehr gelöscht oder bearbeitet werden.

Zugangscode anzeigen

1. Finden Sie den Teilnehmer in der Liste
2. Der Zugangscode wird in der Teilnehmerzeile angezeigt
3. Sie können auch auf den Teilnehmer klicken, um vollständige Details einschließlich des Zugangscodes zu sehen

Einzelnen Teilnehmer manuell hinzufügen

Manchmal möchten Sie einen einzelnen Teilnehmer manuell hinzufügen:

1. Navigieren Sie zur Teilnehmerliste: Gehen Sie zu Erhebung → Teilnehmer → Klicken Sie auf den Button "Teilnehmerliste"
2. Auf der Teilnehmerliste-Seite klicken Sie auf den Button "Teilnehmer hinzufügen" (oben rechts)
3. Füllen Sie die Teilnehmerdetails aus (alle Felder sind optional):
   • Name (Vorname, Nachname)
   • E-Mail-Adresse (falls verfügbar)
   • Sprachpräferenz
   • Zuweisung zu einer Auswertungsgruppe (falls zutreffend)
   • Test-Teilnehmer: Aktivieren Sie die Checkbox "Test-Teilnehmer", wenn Sie einen Test-Teilnehmer erstellen möchten (siehe Abschnitt Test-Teilnehmer für Details)
4. Klicken Sie auf "Speichern", um den Teilnehmer zu erstellen

Wichtig: Der Button "Teilnehmer hinzufügen" ist nur auf der Teilnehmerliste-Seite sichtbar. Sie müssen zuerst den Button "Teilnehmerliste" klicken, um die Teilnehmerliste vom Teilnehmer-Schritt aus zu öffnen.

Test-Teilnehmer

Test-Teilnehmer sind spezielle Teilnehmerkonten, die für Testzwecke erstellt werden. Sie haben besondere Eigenschaften, die sie von regulären Teilnehmern unterscheiden.

Was sind Test-Teilnehmer?

Test-Teilnehmer ermöglichen es Ihnen, Ihre Erhebung zu testen, ohne dass deren Antworten in die Auswertungen einfließen. Sie sind ideal für:

• Erhebungs-Tests: Überprüfen Sie die Inhalte Ihrer Erhebung vor dem Start
• Sichtbarkeitstests: Testen Sie die bedingte Sichtbarkeit von Kategorien und Sektionen basierend auf unterschiedlichen Zugehörigkeiten von Auswertungsgruppen
• UI-Tests: Überprüfen Sie, wie die Erhebung für Teilnehmer aussieht

Wichtige Eigenschaften von Test-Teilnehmern

Test-Teilnehmer haben folgende besondere Eigenschaften:

1. Antworten werden ignoriert: Die Antworten von Test-Teilnehmern werden nicht in Berichten und Auswertungen berücksichtigt. Sie können also problemlos mit Test-Teilnehmern experimentieren, ohne Ihre echten Daten zu beeinflussen.

2. Anmeldung jederzeit möglich: Test-Teilnehmer können sich jederzeit anmelden, unabhängig vom Start- und Enddatum der Erhebung. Dies ermöglicht es Ihnen, die Erhebung auch außerhalb des geplanten Zeitraums zu testen.

3. Klare Kennzeichnung: Test-Teilnehmer-Konten sind in der Fragebogen-Seite deutlich als solche gekennzeichnet, sodass klar erkennbar ist, dass es sich um ein Test-Konto handelt.

4. Keine Löschung erforderlich: Da Test-Teilnehmer-Antworten ohnehin nicht in Auswertungen einfließen, müssen Test-Teilnehmer nicht gelöscht werden. Sie können sie einfach in der Teilnehmerliste belassen.

Test-Teilnehmer erstellen

Test-Teilnehmer werden manuell erstellt. Die Erstellung erfolgt genauso wie bei regulären Teilnehmern (siehe Abschnitt Einzelnen Teilnehmer manuell hinzufügen), mit einem zusätzlichen Schritt:

1. Navigieren Sie zur Teilnehmerliste: Gehen Sie zu Erhebung → Teilnehmer → Klicken Sie auf den Button "Teilnehmerliste"
2. Klicken Sie auf den Button "Teilnehmer hinzufügen"
3. Füllen Sie die Teilnehmerdetails aus (alle Felder sind optional)
4. Aktivieren Sie die Checkbox "Test-Teilnehmer" im Formular
5. Klicken Sie auf "Speichern", um den Test-Teilnehmer zu erstellen

Hinweis: Sie können auch bestehende Teilnehmer nachträglich zu Test-Teilnehmern machen, indem Sie sie bearbeiten und die Checkbox "Test-Teilnehmer" aktivieren.

Test-Teilnehmer in der Teilnehmerliste

In der Teilnehmerliste können Sie Test-Teilnehmer identifizieren und filtern:

• Kennzeichnung: Test-Teilnehmer sind in der Liste als solche markiert
• Filter: Sie können die Teilnehmerliste nach Test-Teilnehmern filtern, um nur reguläre oder nur Test-Teilnehmer anzuzeigen
• Status: Der Status zeigt an, ob es sich um einen Test-Teilnehmer handelt

Wann sollten Sie Test-Teilnehmer verwenden?

Verwenden Sie Test-Teilnehmer, wenn:

• ✅ Sie Ihre Erhebung vor dem Start testen möchten
• ✅ Sie verschiedene Einladungsmethoden ausprobieren möchten
• ✅ Sie den Fragebogen-Ablauf überprüfen möchten
• ✅ Sie die Benutzeroberfläche für Teilnehmer testen möchten
• ✅ Sie sicherstellen möchten, dass alle Funktionen korrekt arbeiten

Wichtig: Nutzen Sie immer Test-Teilnehmer, bevor Sie echte Teilnehmer einladen, um sicherzustellen, dass alles wie erwartet funktioniert.

Best Practices

• Wählen Sie die richtige Methode: Verwenden Sie den Entscheidungsbaum, um die beste Methode für Ihre Situation zu finden
• Erstellen Sie Teilnehmer vor dem Start: Stellen Sie sicher, dass alle Teilnehmer erstellt sind, bevor die Erhebung startet
• Testen Sie Einladungen: Testen Sie die Einladungsmethode mit einem Test-Teilnehmer
• Dokumentieren Sie Zugangscodes: Speichern Sie Zugangscodes sicher, falls Teilnehmer sie verlieren
• Planen Sie Erinnerungen: Erstellen Sie Erinnerungs-E-Mails für Nicht-Antwortende

Nächste Schritte

Nach dem Einrichten der Teilnehmereinladungen können Sie fortfahren mit:

• Kapitel 10: Fortschritt überwachen – Verfolgen Sie, wie Teilnehmer auf Ihre Erhebung antworten
• Kapitel 11: Auswertung und Berichte – Analysieren Sie die Ergebnisse nach Gruppen

Die Teilnehmerverwaltung ist entscheidend für den Erfolg Ihrer Erhebung. Wählen Sie die Methode, die am besten zu Ihrer Situation passt.