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Die Möglichkeiten unserer Technologie


und mit welchen Parametern wir diese an Ihre Bedürfnisse anpassen

Unsere Technologie ist ziemlich mächtig. Damit wir diese auch zu Ihrem Nutzen bestmöglich einsetzen, gilt es vorab zahlreiche Parameter festzulegen. Im folgenden möchten wir auf die wichtigsten Parameter eingehen. Zunächst jedoch eine Einordnung:

Grundsätzlich basiert eine jede Umfrage zunächst auf dem BASA-IV-Fragekatalog. Sämtliche Kategorien, Aspekte und Items werden automatisch aus unserer Vorlagen-Bibliothek erstellt. Auch für Begrüßungstexte, E-Mails, QR-Code-Seiten, etc. starten wir mit einem praktischen Parameter-Standard.

Im Anschluss geht es an das Eingemachte: Die Umfrage wird Ihren Bedürfnissen angepasst. Die Parameter hierfür gliedern sich in die folgenden fünf Bereiche.

1. Grundsätzliche Parameter einstellen


a) Verfügbare Sprachen

Den Teilnehmern ist es möglich zwischen unterschiedlichen Sprachversionen jederzeit zu wählen. Damit nicht nur die statischen Website-Texte mehrsprachig sind, sondern auch alle Inhalte (z.B. der Begrüßungstext), müssen diese auch entsprechend übersetzt angegeben werden.

Welche Sprachen den Teilnehmern zur Verfügung stehen sollen, wird vorab festgelegt. Deutsch ist immer als Standardsprache verfügbar.

b) Bezeichnung

Die Umfrage kann einen frei gewählten Namen erhalten unter dem sie angezeigt wird.

c) Begrüßungstext

Nach dem Anmelden sehen die Teilnehmer einen Begrüßungstext zuerst. Hier haben Sie die Möglichkeit noch einmal die Relevanz der Umfrage für Sie zu betonen und den Teilnehmern andere Hinweise mitzugeben.

d) Anfang und Ende

Damit die Umfrage einen klaren Anfang und ein klares Ende hat, müssen die entsprechenden Kalendertage samt Uhrzeit vorher festgelegt werden. Nur innerhalb dieses Zeitfensters können sich Teilnehmer anmelden. Natürlich ist es möglich auch während der Umfrage das Ende noch zu verschieben.

e) Logo und Bilder

Für die Umfrageseite kann ein Logo hochgeladen werden, das in der Kopfzeile der Umfrage-Website gezeigt wird. Für die Umfrage-Startseite sowie die einzelnen Kategorie-Seiten können auch Bilder durch die teilnehmende Organisation gewählt werden.

f) Passwortzwang

Teilnehmer können ein Passwort vergeben, um ihren Zugangscode zu schützen. Damit vermeiden sie eine Anmeldung durch Dritte, die womöglich einen weggeworfenen QR-Code-Zettel mit Zugangscode aus einem Papierkorb gefischt haben. Um diesen unwahrscheinlich Fall gänzlich auszuschließen, kann die Passwortvergabe erzwungen werden. Ohne die Vergabe eines Passwortes, wäre dann keine Teilnahme möglich.

2. Cluster-Gruppen und Cluster für Teilnehmer festlegen


a) Cluster

Für Auswertungszwecke ist es häufig hilfreich zu verstehen, wie einzelne Gruppen von Teilnehmern im Vergleich antworten. Beispielsweise kann der Vergleich von unterschiedlichen Abteilungen oder Standorten oder Altersgruppen differenzieren Einblicke ermöglichen. Die Zusammenfassung von Teilnehmern in Gruppen bezeichnen wir als Cluster. Und welche Cluster es geben soll, wird vorab festgelegt.

Das besondere bei den Clustern ist, dass diese in einer Baumstruktur angelegt werden können. Beispielsweise ließen sich unterschiedliche Standorte zu Bundesländern zusammenfassen. Sollten dann nicht genügend Teilnehmer an einem Standort verfügbar sein, ließe es sich auf Bundesland-Ebene auswerten.

b) Cluster-Gruppen

Cluster können für verschiedene Zwecke angelegt werden, beispielsweise für Abteilungen, Standorte, betriebliche Funktion oder auch Alter. Welche Cluster logisch zueinander gehören wird über Cluster-Gruppen festgelegt. Beispielsweise würden sämtliche Altersgruppen-Cluster in die Cluster-Gruppe Alter zusammengefasst. Dies sorgt dafür, dass nur Cluster der gleichen Cluster-Gruppe miteinander verglichen werden. Unsinnige Vergleiche von z.B. Äpfel und Birnen oder auch Altersgruppe 18-25 Jahre und Standort Bielefeld werden damit vermieden.

c) Zuordnen von Teilnehmern zu Cluster

Sobald die Cluster-Gruppen samt zugehöriger Cluster angelegt ist, stellt sich noch die Frage, wie die Teilnehmer den Clustern zugeordnet werden sollen. Hierfür gibt es zwei Möglichkeiten:

  1. In der Umfrage wird für jede Cluster-Gruppe ein Cluster-Item angelegt, bei dem die Teilnehmer selbst zuordnen, zu welche Cluster sie gehören.
  2. Die Teilnehmer werden vorab zu Cluster-Gruppen zugeordnet. Es wird in der Umfrage kein Cluster-Item geben, wo sie sich selbst zuordnen müssten.

Die zweite Methode funktioniert allerdings nur, wenn die Teilnehmer bekannt sind und per Excel-Upload angelegt wurden. Mehr dazu siehe bei Einladungsmodus.

3. Teilnehmer anlegen


Damit Personen an Umfragen teilnehmen können sind persönliche Zugangscodes nötig. Ein Zugangscode besteht aus einer zufälligen Kombination von Zahlen und Buchstaben, z.B. YSWKEN12NXJERZRHQY7CTS486. Dafür werden problematische Buchstaben und Ziffern wie I,l oder auch O,0 nicht verwendet, um bei manueller Eingabe Fehler zu vermeiden. Die manuelle Eingabe ist im Normalfall aber nicht nötig.

a) Option 1: Excel-Upload von Teilnehmerdaten

Auch große Mengen von Teilnehmern können bequem angelegt werden. Dafür bietet sich der Excel-Upload an. Hierfür lässt sich aus der Software eine XLSX-Vorlagedatei herunterladen, in die Zeilenweise die Teilnehmer eingetragen werden. Dabei gibt es Spalten für E-Mail-Adresse, Nachname, Vorname, etc. sowie Dropdown-Spalten für die Cluster-Zuordnung, also Eine Spalte je Cluster-Gruppe, wo dann in den darunter stehenden Zellen für den Teilnehmer ein Cluster gewählt werden kann. Sollten die gewünschten Cluster-Zuordnungen aber nicht existieren, so können die Teilnehmer hier aber auch Cluster-Items zur Selbstzuordnung gezeigt bekommen.

b) Option 2: Erzeugen zufälliger Zugangscodes ohne Personenbezug

Die schnellste Variante Zugangsdaten für Teilnehmer anzulegen ist das erzeugen zufälliger Zugangscodes. Diese haben dann keinen Bezug zu Teilnehmerdaten und sind dementsprechend maximal anonym. Etwaige Cluster-Zuordnung erfolgt hier nur durch die Teilnehmer selbst.

4. Teilnehmer-Einladungsform auswählen


Es gibt verschiedene Arten, wie Teilnehmer an Ihre Zugangsdaten für die Umfrage kommen. Allen Varianten gemein ist, dass es keinen “Generalschlüssel” gibt, der sich beliebig weitergeben ließe. Jeder Teilnehmer bekommt einen eigenen, einzigartigen Zugang. Damit soll vermieden werden, dass Teilnehmer mehrfach ausfüllen oder gar ein allgemeiner “Generalschlüssel” publik würde. Das würde die Qualität der Ergebnisse gefährden.

a) Option 1: Einladung per E-Mail aus KrautSurvey heraus

Wenn die Teilnehmer per Excel-Upload samt E-Mail-Adresse angelegt wurden, können wir sie auch direkt per E-Mail einladen. Neben freundlichen Worten umfasst die E-Mail einen persönlichen Link, über den sofort mit der Umfrage gestartet werden kann. Das manuelle Eingeben der Webseite oder des Zugangscodes ist nicht nötig.

Dabei können wir unseren eigenen Mail-Server verwenden oder auch den der teilnehmenden Organisation. Dafür müssen wir lediglich die SMTP-Angaben des sendenden Accounts eintragen. Letzteres hat den Vorteil, dass wenn die Einladungs-E-Mail aus der eigenen Organisation verschickt wird, dies bei den Mitarbeitern vertrauenswürdiger wirkt. Natürlich sinkt in einem solchen Fall auch die Wahrscheinlichkeit für eine Fehlklassifizierung als Spam.

Im Laufe der Umfrage können wir dann auch noch gezielt Erinnerungs-E-Mails versenden an die Teilnehmer, die z.B. noch nicht angefangen oder auch 80% ausgefüllt haben.

Der Betreff und der Inhalt der Einladungs-E-Mail lassen sich anpassen und sind natürlich auch mehrsprachig verfügbar.

b) Option 2: Einladungsschreiben mit QR-Code-Links

Wenn zufällige, nicht personenbezogene Zugangscodes erzeugt wurden, spielt es keine Rolle welcher Teilnehmer welchen Zugangscode erhält. In diesem Fall können wir auch Einladungsschreiben im DIN-A4-Format erzeugen, die freundliche Worte sowie eine Anleitung samt QR-Code-Link enthalten. Jeder dieser QR-Code-Links ist einzigartig, so dass ein Abfotografieren mit Tablet oder Handy den einzigartigen Link enthält, um mit der Umfrage zu starten. Das manuelle Eingeben der Webseite oder des Zugangscodes ist nicht nötig.

Die Texte der QR-Code-Einladungsschreiben lassen sich anpassen und sind natürlich auch mehrsprachig verfügbar.

c) Option 3: Andere Verteilung der Zugangscodes bzw. Links durch die teilnehmende Organisation

Zufällige, nicht personenbezogene Zugangscode können von uns auch als Liste im Textformat bereitgestellt werden. Damit kann die teilnehmende Organisation dann beispielsweise selbst einen Serienbrief oder eine Serien-E-Mail an die Teilnehmer erstellen.

5 Umfrage an eigene Bedürfnisse anpassen, eigene Items einsetzen


Das Durchführen der BASA-Erhebung ist auch eine gute Gelegenheit, um eigene Fragestellungen an die Mitarbeiter zu stellen. Natürlich ginge das auch mit anderen Erhebungs-Tools, aber KrautSurvey als Software-Plattform mit den differenzierenden Auswertungen bietet hier einen deutlich Mehrwert. Die Auswertungen nach Clustern mit automatisch erstellen Grafiken ist nicht nur bequem, sondern auch hilfreich.

Dazu bietet KrautSurvey vielfältige Item-Typen, die unterschiedlichen Fragestellungen auch gerecht werden.

Sobald die Parameter gesetzt sind, kann mit der Erhebung begonnen werden.