Die Möglichkeiten unserer Technologie

a) Verfügbare Sprachen

Den Teilnehmern ist es möglich zwischen unterschiedlichen Sprachversionen jederzeit zu wählen. Damit nicht nur die statischen Website-Texte mehrsprachig sind, sondern auch alle Inhalte (z.B. der Begrüßungstext), müssen diese auch entsprechend übersetzt angegeben werden.

Welche Sprachen den Teilnehmern zur Verfügung stehen sollen, wird vorab festgelegt. Die folgenden Sprachen stehen bereit:

1. Deutsch (ist die immer verfügbare Standardsprache)
2. Englisch
3. Französisch
4. Italienisch
5. Spanisch
6. Türkisch
7. Polnisch
8. Tschechisch
9. Russisch
10. Ukrainisch
11. Arabisch

b) Bezeichnung

Die Umfrage kann einen frei gewählten Namen erhalten unter dem sie angezeigt wird.

c) Begrüßungstext

Nach dem Anmelden sehen die Teilnehmer einen Begrüßungstext zuerst. Hier haben Sie die Möglichkeit noch einmal die Relevanz der Umfrage für Sie zu betonen und den Teilnehmern andere Hinweise mitzugeben.

d) Anfang und Ende

Damit die Umfrage einen klaren Anfang und ein klares Ende hat, müssen die entsprechenden Kalendertage samt Uhrzeit vorher festgelegt werden. Nur innerhalb dieses Zeitfensters können sich Teilnehmer anmelden. Natürlich ist es möglich auch während der Umfrage das Ende noch zu verschieben.

e) Logo und Bilder

Für die Umfrageseite kann ein Logo hochgeladen werden, das in der Kopfzeile der Umfrage-Website gezeigt wird. Für die Umfrage-Startseite sowie die einzelnen Kategorie-Seiten können auch Bilder durch die teilnehmende Organisation gewählt werden.

f) Passwortzwang

Teilnehmer können ein Passwort vergeben, um ihren Zugangscode zu schützen. Damit vermeiden sie eine Anmeldung durch Dritte, die womöglich einen weggeworfenen QR-Code-Zettel mit Zugangscode aus einem Papierkorb gefischt haben. Um diesen unwahrscheinlich Fall gänzlich auszuschließen, kann die Passwortvergabe erzwungen werden. Ohne die Vergabe eines Passwortes, wäre dann keine Teilnahme möglich.

a) Cluster

Für Auswertungszwecke ist es häufig hilfreich zu verstehen, wie einzelne Gruppen von Teilnehmern im Vergleich antworten. Beispielsweise kann der Vergleich von unterschiedlichen Abteilungen oder Standorten oder Altersgruppen differenzieren Einblicke ermöglichen. Die Zusammenfassung von Teilnehmern in Gruppen bezeichnen wir als Cluster. Und welche Cluster es geben soll, wird vorab festgelegt.

Das besondere bei den Clustern ist, dass diese in einer Baumstruktur angelegt werden können. Beispielsweise ließen sich unterschiedliche Standorte zu Bundesländern zusammenfassen. Sollten dann nicht genügend Teilnehmer an einem Standort verfügbar sein, ließe es sich auf Bundesland-Ebene auswerten.

b) Cluster-Gruppen

Cluster können für verschiedene Zwecke angelegt werden, beispielsweise für Abteilungen, Standorte, betriebliche Funktion oder auch Alter. Welche Cluster logisch zueinander gehören wird über Cluster-Gruppen festgelegt. Beispielsweise würden sämtliche Altersgruppen-Cluster in die Cluster-Gruppe Alter zusammengefasst. Dies sorgt dafür, dass nur Cluster der gleichen Cluster-Gruppe miteinander verglichen werden. Unsinnige Vergleiche von z.B. Äpfel und Birnen oder auch Altersgruppe 18-25 Jahre und Standort Bielefeld werden damit vermieden.

c) Zuordnen von Teilnehmern zu Cluster

Sobald die Cluster-Gruppen samt zugehöriger Cluster angelegt ist, stellt sich noch die Frage, wie die Teilnehmer den Clustern zugeordnet werden sollen. Hierfür gibt es zwei Möglichkeiten:

1. In der Umfrage wird für jede Cluster-Gruppe ein Cluster-Item angelegt, bei dem die Teilnehmer selbst zuordnen, zu welche Cluster sie gehören.
2. Die Teilnehmer werden vorab zu Cluster-Gruppen zugeordnet. Es wird in der Umfrage kein Cluster-Item geben, wo sie sich selbst zuordnen müssten.

Die zweite Methode funktioniert allerdings nur, wenn die Teilnehmer bekannt sind und per Excel-Upload angelegt wurden. Mehr dazu siehe bei Einladungsmodus.

a) Option 1: Excel-Upload von Teilnehmerdaten

Auch große Mengen von Teilnehmern können bequem angelegt werden. Dafür bietet sich der Excel-Upload an. Hierfür lässt sich aus der Software eine XLSX-Vorlagedatei herunterladen, in die Zeilenweise die Teilnehmer eingetragen werden. Dabei gibt es Spalten für E-Mail-Adresse, Nachname, Vorname, etc. sowie Dropdown-Spalten für die Cluster-Zuordnung, also Eine Spalte je Cluster-Gruppe, wo dann in den darunter stehenden Zellen für den Teilnehmer ein Cluster gewählt werden kann. Sollten die gewünschten Cluster-Zuordnungen aber nicht existieren, so können die Teilnehmer hier aber auch Cluster-Items zur Selbstzuordnung gezeigt bekommen.

b) Option 2: Erzeugen zufälliger Zugangscodes ohne Personenbezug

Die schnellste Variante Zugangsdaten für Teilnehmer anzulegen ist das erzeugen zufälliger Zugangscodes. Diese haben dann keinen Bezug zu Teilnehmerdaten und sind dementsprechend maximal anonym. Etwaige Cluster-Zuordnung erfolgt hier nur durch die Teilnehmer selbst.

a) Option 1: Einladung per E-Mail aus der ACOMERA-Plattform heraus

Wenn die Teilnehmer per Excel-Upload samt E-Mail-Adresse angelegt wurden, können wir sie auch direkt per E-Mail einladen. Neben freundlichen Worten umfasst die E-Mail einen persönlichen Link, über den sofort mit der Umfrage gestartet werden kann. Das manuelle Eingeben der Webseite oder des Zugangscodes ist nicht nötig.

Dabei können wir unseren eigenen Mail-Server verwenden oder auch den der teilnehmenden Organisation. Dafür müssen wir lediglich die SMTP-Angaben des sendenden Accounts eintragen. Letzteres hat den Vorteil, dass wenn die Einladungs-E-Mail aus der eigenen Organisation verschickt wird, dies bei den Mitarbeitern vertrauenswürdiger wirkt. Natürlich sinkt in einem solchen Fall auch die Wahrscheinlichkeit für eine Fehlklassifizierung als Spam.

Im Laufe der Umfrage können wir dann auch noch gezielt Erinnerungs-E-Mails versenden an die Teilnehmer, die z.B. noch nicht angefangen oder auch 80% ausgefüllt haben.

Der Betreff und der Inhalt der Einladungs-E-Mail lassen sich anpassen und sind natürlich auch mehrsprachig verfügbar.

b) Option 2: Einladungsschreiben mit QR-Code-Links

Wenn zufällige, nicht personenbezogene Zugangscodes erzeugt wurden, spielt es keine Rolle welcher Teilnehmer welchen Zugangscode erhält. In diesem Fall können wir auch Einladungsschreiben im DIN-A4-Format erzeugen, die freundliche Worte sowie eine Anleitung samt QR-Code-Link enthalten. Jeder dieser QR-Code-Links ist einzigartig, so dass ein Abfotografieren mit Tablet oder Handy den einzigartigen Link enthält, um mit der Umfrage zu starten. Das manuelle Eingeben der Webseite oder des Zugangscodes ist nicht nötig.

Die Texte der QR-Code-Einladungsschreiben lassen sich anpassen und sind natürlich auch mehrsprachig verfügbar.

c) Option 3: Andere Verteilung der Zugangscodes bzw. Links durch die teilnehmende Organisation

Zufällige, nicht personenbezogene Zugangscode können von uns auch als Liste im Textformat bereitgestellt werden. Damit kann die teilnehmende Organisation dann beispielsweise selbst einen Serienbrief oder eine Serien-E-Mail an die Teilnehmer erstellen.