Teilnehmer für das BASA-Verfahren zur GBU-Psyche in die ACOMERA-Software zu bekommen ist an sich ganz einfach. Allerdings gibt es hierfür mehrere Wege. Welcher ist also der „richtige“?
Auf welchem Wege die Teilnehmer einer Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastungen mit dem BASA-Verfahren in die ACOMERA-Software gelangen sollen ist eine wichtige Entscheidung. Diese Entscheidung muss vor dem Start der Erhebung getroffen werden und hängt stark von der teilnehmenden Organisation ab. Was eine gute Wahl für die Einen ist, muss nicht unbedingt der Königsweg für die Anderen sein. Zum Glück bietet die ACOMERA-Software hier mehrere Möglichkeiten. Was ist aber bei der Auswahl zu bedenken?
Möglichkeiten die Teilnehmer in die Software zur Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastungen einzuladen
Zunächst lassen sich 4 Einladungsformen grob unterscheiden:
- Der Generalschlüsselzugang. Hier gibt es einen Zugangscode für alle. Immer wenn dieser genutzt wird, erzeugt die ACOMERA-Software einen persönlichen Code, der zur Wiederanmeldung genutzt werden kann.
- Die Einladung per E-Mail durch die ACOMERA-Software, wobei jeder Teilnehmer direkt einen persönlichen Link zugesandt bekommt.
- Die Einladung per E-Mail durch die Organisation selbst. Damit das klappt stellt die ACOMERA alle persönlichen Zugangscodes zur Verfügung, so dass die Organisation den Teilnehmer per personalisierter Serien-E-Mail einlädt.
- Die QR-Code-Seiten, die alle Anweisungen zur Anmeldung mit Handy und PC enthalten. Sie werden ausgedruckt und klassisch in Papierform verteilt.
Zusätzlich zur Einladungsform stellt sich weiterhin die Frage der Zugehörigkeit zu Auswertungsgruppen. Soll diese in der Erhebung von den Teilnehmern abgefragt werden? Oder soll sie vorab bereits festgelegt sein? Bei manchen Einladungsformen ist das möglich, bei manchen nicht.
Um diesen gordischen Knoten zu lösen haben wir eine Entscheidungshilfe erstellt. Anhand weniger Fragen lässt sich die gewünschte Einladungsform finden. Einfach oben links starten und sich über die Beantwortung nur weniger Fragen bis zur Empfehlung durcharbeiten.
Die Vorteile und Nachteile der verschiedenen Einladungsformen
Die folgende Tabelle gibt eine Übersicht über die verschiedenen Einladungsformen und den damit verbundenen Vorteilen und Nachteilen.
| -Sehr einfache Verteilung, z.B. genügt eine E-Mail an alle | Vorteile | Nachteile |
|---|---|---|
| Generalschlüsselzugang | – Sehr einfache Verteilung, z.B. genügt eine E-Mail an alle. – Sehr hoher Grad an gefühlter Anonymität. | – Teilnehmer könnten mehrfach ausfüllen. – Generalschlüssel könnte an Dritte verloren gehen (Leak). – Teilnehmer könnten versäumen Code zur persönlichen Wiederanmeldung zu speichern. – Keine Vorab-Zuordnung von Auswertungsgruppen möglich. – Ausfüllquoten in den Auswertungen stimmen nicht. |
| Generalschlüsselzugang je Auswertungsgruppe | – Je Auswertungsgruppe genügt z.B. eine E-Mail. – Sehr hoher Grad an gefühlter Anonymität. – Eine Auswertungsgruppe kann vorab festgelegt werden. | – Teilnehmer könnten mehrfach ausfüllen. – Generalschlüssel könnte an Dritte verloren gehen (Leak). – Teilnehmer könnten versäumen Code zur persönlichen Wiederanmeldung zu speichern. – Ausfüllquoten in den Auswertungen stimmen nicht. |
| Bereitstellung der Zugangscodes zum Versand durch die Organisation | – Die Organisation behält die E-Mail-Adressen für sich. – Eine Auswertungsgruppe kann vorab festgelegt werden (also z.B. Abteilung). | – Die Organisation muss sich um den Versand kümmern. – Funktioniert nur, wenn alle Teilnehmer eine E-Mail-Adresse haben. – Sehr niedriger Grad an gefühlter Anonymität. |
| Versand der E-Mail durch die ACOMERA | – Alle Auswertungsgruppen-Zugehörigkeiten können vorab festgelegt werden (also z.B. Abteilung, Standort, Funktion, Rang, etc.). | – Die E-Mail-Adressen müssen der ACOMERA bereitgestellt werden (könnte den Datenschutzbeauftragten stören). – Funktioniert nur, wenn alle Teilnehmer eine E-Mail-Adresse haben. – Niedriger Grad an gefühlter Anonymität. |
| Individuelle QR-Code-Seiten | – Teilnehmer können ihre individuellen Einladungsseiten tauschen. – Hoher Grad an gefühlter Anonymität. | – Aufwändiger in der Verteilung. – Keine Vorab-Zuordnung von Auswertungsgruppen möglich. |
| Individuelle QR-Code-Seiten mit Vorabzuordnung zu einer Auswertungsgruppe | – Eine Auswertungsgruppe kann vorab festgelegt werden (und wird unten auf den QR-Code-Seiten vermerkt). – Teilnehmer können ihre individuellen Einladungsseiten innerhalb der gleichen Auswertungsgruppe tauschen. – Hoher Grad an gefühlter Anonymität. | – Aufwändiger in der Verteilung. |
Was außerdem zur richtigen Wahl helfen kann
Dieser Beitrag soll bei der Entscheidung für die richtige Einladungsform helfen. Dennoch können wir organisationsspezifische Fragestellungen an dieser Stellte nicht klären. Wir stehen aber gerne bereit, um auf Ihre Fragen und besonderen Bedürfnisse einzugehen, nehmen Sie einfach mit uns Kontakt auf.
Auf unserem YouTube-Kanal haben wir darüber hinaus auch ein Video, in dem wir auf die Einladungsformen eingehen, das kann an dieser Stelle ebenfalls helfen.