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5. Erhebungsprozess – Überblick

Der Erhebungsprozess ist das Herzstück dieser Software. Er führt Sie strukturiert durch alle Phasen von der Erstellung bis zur Auswertung Ihrer Erhebung. In diesem Kapitel erhalten Sie einen Überblick über alle 7 Schritte und verstehen, wie sie zusammenarbeiten.

Die 7 Schritte des Erhebungsprozesses

Wenn Sie eine Erhebung öffnen, sehen Sie in der linken Seitenleiste alle Schritte des Erhebungsprozesses. Jeder Schritt hat eine spezifische Funktion und baut auf den vorherigen Schritten auf.


Linke Seitenleiste mit allen Erhebungsprozess-Schritten

Übersicht

Die Übersicht ist kein eigentlicher Schritt, sondern ein Dashboard, das Ihnen wichtige Informationen auf einen Blick zeigt:

  • Erhebungsname und Details: Grundlegende Informationen über Ihre Erhebung
  • Status-Anzeigen: Aktueller Zustand (Aktiv, Abgeschlossen, Anonymisiert)
  • Schnellstatistiken: Anzahl der Teilnehmer, Ausfüllgrad-Informationen

Die Übersicht wird automatisch angezeigt, wenn Sie eine Erhebung öffnen. Sie können jederzeit zur Übersicht zurückkehren, um den aktuellen Stand Ihrer Erhebung zu überprüfen.

1. Parameter

Im Parameter-Schritt konfigurieren Sie die grundlegenden Einstellungen Ihrer Erhebung:

  • Zeitliche Einschränkungen: Start- und Enddatum festlegen
  • Sprachen: Verfügbare Sprachen für die Erhebung auswählen
  • Hintergrundbild: Optionales Hintergrundbild für die Teilnehmeroberfläche hochladen
  • Erhebungsname: Name der Erhebung (kann auch mehrsprachig sein)
  • Begrüßungstext: Optionaler Begrüßungstext für Teilnehmer
  • Verabschiedungstext: Optionaler Verabschiedungstext nach Abschluss
  • Datenschutztext: Datenschutzhinweise für Teilnehmer

Die Parameter sollten Sie als Erstes konfigurieren, da sie die Grundlage für den Rest der Erhebung bilden.

2. Hierarchien

Hierarchien (Auswertungshierarchien) dienen zwei Hauptzwecken:

  1. Gruppenbasierte Auswertung: Teilnehmer in Auswertungsgruppen organisieren, um Berichte nach bestimmten Gruppen zu filtern und Vergleichsberichte zu erstellen, die mehrere Auswertungsgruppen nebeneinander darstellen (z.B. Abteilungen, Teams, Standorte)

  2. Bedingte Sichtbarkeit: Bestimmte Kategorien oder Sektionen im Fragebogen nur für bestimmte Auswertungsgruppen anzeigen oder ausblenden

Wichtig: Hierarchien werden in diesem Schritt erstellt, müssen aber im Inhalte-Schritt mit einem Auswertungshierarchie-Item verknüpft werden. Ohne diese Verknüpfung erscheint die Hierarchie nicht im Fragebogen und Teilnehmer können nicht den Auswertungsgruppen zugeordnet werden.

Hierarchien sind optional, aber wichtig, wenn Sie gruppenbasierte Analysen durchführen oder bedingte Sichtbarkeit von Inhalten benötigen.

3. Inhalte

Im Inhalte-Schritt fügen Sie die eigentlichen Fragen und Inhalte Ihrer Erhebung hinzu:

  • Kategorien: Hauptabschnitte Ihrer Erhebung
  • Sektionen: Unterabschnitte innerhalb von Kategorien
  • Items: Die einzelnen Fragen (verschiedene Typen: Text, Vektor, Auswahl, Matrix, etc.)

Dies ist der umfangreichste Schritt, wenn Sie eine Erhebung von Grund auf erstellen, da hier der gesamte Fragebogen aufgebaut wird. Bei Verwendung einer Vorlage (z.B. der BASA-Vorlage) sind die Inhalte bereits vorkonfiguriert, sodass dieser Schritt deutlich einfacher ist.

Tipp: Während Sie Inhalte erstellen, können Sie jederzeit den Vorschau-Button in der oberen rechten Ecke des Headers verwenden, um zu sehen, wie Teilnehmer die Erhebung erleben werden. Dies ist die einfachste Möglichkeit, Ihre Erhebung während der Erstellung zu testen.

4. Teilnehmer

Der Teilnehmer-Schritt ist für die Teilnehmerverwaltung zuständig:

  • Einladungsmethoden auswählen: Verschiedene Wege, um Teilnehmer einzuladen
  • Teilnehmer erstellen: Manuell oder über Einladungsmethoden
  • Teilnehmerliste verwalten: Teilnehmer bearbeiten, Zugangscodes anzeigen, etc.

Hier entscheiden Sie, wie Teilnehmer an Ihrer Erhebung teilnehmen können.

5. Fortschritt

Der Fortschritt-Schritt hilft Ihnen zu überprüfen, ob genügend Teilnehmer die Erhebung ausreichend ausgefüllt haben:

  • Ausfüllgrad-Überprüfung: Wie viele Teilnehmer haben einen bestimmten Ausfüllgrad erreicht (Standard: 80%)?
  • Aufschlüsselung nach Auswertungsgruppen: Diese Zahlen können nach Auswertungsgruppen aufgeschlüsselt werden
  • Mindestteilnehmerzahl-Prüfung: Überprüfung, ob die Anzahl die Mindestteilnehmerzahl für die Auswertung überschreitet (DSGVO-Anforderung)
  • Mindestteilnehmerzahl: Die Mindestteilnehmerzahl für eine Auswertung beträgt 5 (kann höher eingestellt werden)

Dieser Schritt ist wichtig, um zu entscheiden:

  • Ob es notwendig ist, eingeladene Personen zur Teilnahme zu motivieren
  • Ob die Erhebung länger geöffnet bleiben sollte, um genügend Teilnehmer zu erreichen

6. Auswertung

Im Auswertung-Schritt analysieren Sie die Ergebnisse:

  • Berichte erstellen: Verschiedene Berichtstypen generieren (PDF-Dateien mit Grafiken und Statistiken)
  • Vergleichsberichte erstellen: Mehrere Auswertungsgruppen nebeneinander vergleichen
  • Berichte filtern: Ergebnisse nach bestimmten Auswertungsgruppen filtern

Hier werden die gesammelten Daten in aussagekräftige Erkenntnisse umgewandelt. Die generierten Berichte enthalten Diagramme und Grafiken in den PDF-Dateien.

7. Abschluss

Der Abschluss-Schritt finalisiert Ihre Erhebung:

  • Erhebung abschließen: Erhebung als abgeschlossen markieren
  • Daten anonymisieren: Individuelle Antworten entfernen, nur Aggregate speichern
  • Archivierung: Erhebung für die Langzeitaufbewahrung vorbereiten

Dieser Schritt ist wichtig für den Datenschutz und die Compliance.

Die zwei Phasen des Erhebungsprozesses

Der Erhebungsprozess lässt sich in zwei Hauptphasen unterteilen, die unterschiedliche Ziele verfolgen:

Phase 1: Vor der Erhebung (Schritte 1-4)

Diese Phase umfasst die Vorbereitung und Konfiguration der Erhebung, bevor Teilnehmer teilnehmen:

  1. Parameter → Grundlegende Einstellungen festlegen (Start-/Enddatum, Sprachen)
  2. Hierarchien (optional) → Auswertungsgruppen strukturieren
  3. Inhalte → Fragen und Inhalte hinzufügen
  4. Teilnehmer → Teilnehmer einladen

Wann: Diese Schritte werden typischerweise vor dem Startdatum der Erhebung durchgeführt, können aber auch während der laufenden Erhebung noch angepasst werden (z.B. zusätzliche Teilnehmer einladen oder Inhalte ergänzen).

Phase 2: Während und nach der Erhebung (Schritte 5-7)

Diese Phase umfasst die Überwachung, Auswertung und den Abschluss der Erhebung:

  1. Fortschritt → Überwachen, ob genügend Teilnehmer ausreichend ausgefüllt haben
  2. Auswertung → Ergebnisse analysieren und Berichte erstellen
  3. Abschluss → Erhebung finalisieren und Daten anonymisieren

Wann:

  • Fortschritt: Während der aktiven Phase der Erhebung (zwischen Start- und Enddatum)
  • Auswertung: Nach dem Enddatum oder während der laufenden Erhebung (für frühe Einblicke)
  • Abschluss: Nach Abschluss aller Auswertungen

Wie die Schritte zusammenarbeiten

Wichtig: Der Erhebungsprozess muss nicht streng der Reihenfolge nach abgearbeitet werden. Sie können jederzeit zwischen den Schritten hin und her wechseln!

Die Schritte sind zwar nummeriert, aber Sie müssen sie nicht in einer festen Reihenfolge durchführen. Sie können:

  • ✅ Zwischen Schritten hin und her springen
  • ✅ Zu einem früheren Schritt zurückkehren, um Änderungen vorzunehmen
  • ✅ Schritte in beliebiger Reihenfolge bearbeiten
  • ✅ Mehrere Schritte parallel bearbeiten

Einschränkung: Sie können zwischen den Schritten wechseln, solange die Erhebung noch nicht als "Abgeschlossen" markiert wurde. Vergessen Sie nicht, Ihre Änderungen zu speichern!

Empfohlene Reihenfolge

Obwohl Sie flexibel arbeiten können, ist hier eine empfohlene Reihenfolge:

Vor der Erhebung:

  1. Parameter → Grundlegende Einstellungen festlegen
  2. Hierarchien (optional) → Falls Sie gruppenbasierte Auswertungen benötigen
  3. Inhalte → Fragen und Inhalte hinzufügen
  4. Teilnehmer → Teilnehmer einladen

Während und nach der Erhebung:
5. Fortschritt → Während der aktiven Phase überwachen
6. Auswertung → Nach Abschluss analysieren
7. Abschluss → Finalisieren und anonymisieren

Beispiel für Flexibilität: Sie können z.B. zuerst Inhalte hinzufügen, dann zurück zu Parametern gehen, um das Enddatum anzupassen, dann zu Hierarchien wechseln, und später wieder zu Inhalten zurückkehren, um weitere Fragen hinzuzufügen. Auch während der laufenden Erhebung können Sie noch Anpassungen in den Schritten 1-4 vornehmen (z.B. zusätzliche Teilnehmer einladen oder Inhalte ergänzen).

Navigation zwischen den Schritten

Die Navigation zwischen den Schritten ist einfach und flexibel:

  1. Öffnen Sie eine Erhebung aus der Erhebungsliste
  2. In der linken Seitenleiste sehen Sie alle 7 Erhebungsprozess-Schritte (plus Übersicht)
  3. Klicken Sie auf einen beliebigen Schrittnamen, um zu diesem Schritt zu navigieren
  4. Der aktuelle Schritt ist in der Seitenleiste hervorgehoben
  5. Sie können jederzeit zu einem anderen Schritt wechseln – einfach auf den gewünschten Schritt in der Seitenleiste klicken

Flexibilität: Es gibt keine Einschränkungen, welche Schritte Sie in welcher Reihenfolge besuchen können. Sie können frei zwischen allen Schritten hin und her wechseln, solange die Erhebung noch nicht abgeschlossen ist.

Hinweis: Der aktuelle Schritt ist in der Seitenleiste hervorgehoben, sodass Sie immer sehen, in welchem Schritt Sie sich befinden.

Um zur Erhebungsliste zurückzukehren, klicken Sie auf den Zurück-Pfeil (←) oder den Button "Zurück zur Erhebungsliste", der sich typischerweise oben auf der Seite befindet.

Übersicht vs. Schritte

Es ist wichtig zu verstehen, dass die Übersicht kein eigentlicher Schritt ist. Sie ist ein Dashboard, das Informationen aus allen Schritten zusammenfasst. Die eigentlichen Arbeitsschritte sind die 7 nummerierten Schritte (Parameter bis Abschluss).

Die Übersicht zeigt Ihnen:

  • Schnellstatistiken (Teilnehmeranzahl, Ausfüllgrad-Informationen)
  • Erhebungsstatus (Aktiv, Abgeschlossen, Anonymisiert)
  • Grundlegende Informationen

Die eigentliche Konfiguration und Arbeit erfolgt in den einzelnen Schritten.

Nächste Schritte

Jetzt, da Sie einen Überblick über den Erhebungsprozess haben, können Sie mit den detaillierten Kapiteln fortfahren:

Jedes Kapitel behandelt einen Schritt im Detail und führt Sie durch alle Funktionen und Optionen.