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4. Erste Erhebung erstellen

In diesem Kapitel führen wir Sie detailliert durch den Prozess der Erstellung einer neuen Erhebung. Sie lernen alle Schritte kennen, von der Kunden-Auswahl bis zur Auswahl einer Vorlage.

Wichtig: Bevor Sie eine Erhebung erstellen können, muss mindestens ein Kunde vorhanden sein. Falls Sie noch keinen Kunden erstellt haben, lesen Sie zuerst Kapitel 3: Kunden verwalten.

Übersicht

Das Erstellen einer neuen Erhebung ist der erste Schritt in Ihrem Erhebungsprozess. Die Software führt Sie durch einen einfachen Dialog, in dem Sie grundlegende Informationen eingeben.

Schritt-für-Schritt Anleitung

Schritt 1: Kunde erstellen (falls noch keiner vorhanden)

Wichtig: Bevor Sie eine Erhebung erstellen können, muss mindestens ein Kunde vorhanden sein. Erhebungen werden immer einem Kunden zugeordnet.

Falls Sie noch keinen Kunden erstellt haben, lesen Sie bitte Kapitel 3: Kunden verwalten, um zu erfahren, wie Sie einen Kunden erstellen.

Hinweis: Wenn Sie bereits Kunden haben, können Sie diesen Schritt überspringen und direkt mit Schritt 2 fortfahren.

Schritt 2: Zur Erhebungsliste navigieren

Zuerst müssen Sie zur Erhebungsliste gelangen:

  1. Klicken Sie in der Hauptnavigation auf "Erhebungen"
  2. Sie sehen die Liste aller vorhandenen Erhebungen


Erhebungsliste mit vorhandenen Erhebungen

Schritt 3: Neue Erhebung starten

  1. Klicken Sie auf den Button "Neue Erhebung" (befindet sich oben rechts auf der Erhebungsliste)
  2. Der Erstellungsprozess beginnt mit zwei aufeinanderfolgenden Dialogen

Schritt 4: Vorlage auswählen

Wichtig – Vorlage auswählen:

  • Für BASA-Erhebungen (Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastungen): Wählen Sie unbedingt die BASA-Vorlage aus! Diese enthält bereits alle notwendigen Kategorien, Items und Einstellungen für eine BASA-konforme Erhebung. Das Erstellen einer BASA-Erhebung von Grund auf ist sehr aufwändig und erfordert umfangreiches Wissen über das BASA-Verfahren.
  • Für andere Erhebungen: Optional können Sie eine passende Vorlage auswählen, falls verfügbar

Im ersten Dialog sehen Sie eine Liste der verfügbaren Vorlagen:


Dialog zur Vorlagenauswahl

Schritt 5: Kunde auswählen und Name eingeben

Nach der Vorlagenauswahl gelangen Sie zum zweiten Dialog:

  1. Kunde auswählen: Wählen Sie den Kunden aus, dem die Erhebung zugeordnet werden soll (erforderlich)

    • Wichtig: Wenn keine Kunden vorhanden sind, müssen Sie zuerst einen Kunden erstellen (siehe Kapitel 3: Kunden verwalten)
    • Die Kunden-Auswahl ist ein Pflichtfeld. Sie können keine Erhebung erstellen, ohne einen Kunden auszuwählen.

  2. Erhebungsname: Geben Sie einen aussagekräftigen Namen ein (z.B. "Mitarbeiterbefragung 2025" oder "BASA-Erhebung Q1 2025")

    • Der Name sollte eindeutig sein, damit Sie die Erhebung später leicht wiederfinden
    • Tipp: Verwenden Sie beschreibende Namen, die den Zweck und den Zeitraum der Erhebung klar machen.


Dialog zum Erstellen einer Erhebung - Kunde und Name

Warum Vorlagen verwenden?

Für BASA-Erhebungen:

  • ✅ Stark empfohlen: Die BASA-Vorlage enthält bereits alle neun BASA-Kategorien (inklusive fünf Kategorien mit bedingter Sichtbarkeit)
  • ✅ Vorkonfigurierte BASA-Items: Alle notwendigen Items sind bereits vorhanden und korrekt konfiguriert
  • ✅ Zeitersparnis: Das Erstellen einer BASA-Erhebung von Grund auf ist sehr aufwändig und erfordert umfangreiches Wissen über das BASA-Verfahren
  • ✅ Fehlervermeidung: Die Vorlage stellt sicher, dass alle BASA-Anforderungen erfüllt sind
  • ✅ Konsistenz: Alle BASA-Erhebungen folgen den aktuellen Vorgaben der Gemeinsamen Deutschen Arbeitsschutzstrategie (GDA)

Für andere Erhebungen:

  • Vorkonfigurierte Kategorien und Fragen
  • Vordefinierte Einstellungen
  • Zeitersparnis bei der Erstellung
  • Konsistenz bei wiederkehrenden Erhebungen

Hinweis: Sie können Erhebungen auch von Grund auf erstellen, aber dies ist deutlich mehr Arbeit, besonders bei BASA-Erhebungen, wo Sie alle Kategorien, Items und Einstellungen manuell erstellen und konfigurieren müssen.

Schritt 6: Erhebung erstellen

  1. Überprüfen Sie Ihre Eingaben (Vorlage, Kunde, Name)
  2. Klicken Sie auf "Erhebung erstellen" (oder "Erstellen")
  3. Die Erhebung wird erstellt und Sie werden automatisch zur Übersicht der neuen Erhebung weitergeleitet

Nach der Erstellung

Nach dem Erstellen Ihrer Erhebung sehen Sie:

  • Die Übersicht mit grundlegenden Informationen
  • Die linke Seitenleiste mit allen Erhebungsprozess-Schritten
  • Optionen zum sofortigen Start der Konfiguration

BASA-Vorlage: Erhebung ist einsatzbereit

Wichtig für BASA-Erhebungen: Wenn Sie eine Erhebung auf Basis der BASA-Vorlage erstellt haben, ist diese bereits vollständig konfiguriert und einsatzbereit. Die BASA-Vorlage enthält:

  • ✅ Alle neun BASA-Kategorien: Arbeitsaufgabe – Arbeitsinhalt, Organisatorische Arbeitsbedingungen, Soziale Arbeitsbedingungen, Arbeitsumweltbezogene Arbeitsbedingungen, Technische Arbeitsbedingungen, Sicherheitstechnische Arbeitsbedingungen, Eigene Führungsarbeit, Mobiles Arbeiten, Pandemie (fünf Kategorien mit bedingter Sichtbarkeit)
  • ✅ Alle notwendigen BASA-Items mit korrekten Einstellungen
  • ✅ Vorkonfigurierte bedingte Sichtbarkeit für relevante Inhalte

Was Sie noch tun müssen:

  1. Auswertungsgruppen hinzufügen (siehe Kapitel 7: Hierarchien einrichten)

    • Die BASA-Vorlage nutzt bedingte Sichtbarkeit, um Teilnehmern nur relevante Fragen anzuzeigen
    • Hierfür müssen Sie die entsprechenden Auswertungsgruppen in den Hierarchien einrichten

  2. Parameter konfigurieren (Start-/Enddatum, Sprachen)

  3. Teilnehmer einladen (siehe Kapitel 9: Teilnehmer verwalten)

Empfehlung: Nutzen Sie die bedingte Sichtbarkeit, um sicherzustellen, dass alle Teilnehmer nur die für sie relevanten Fragen sehen. Die BASA-Vorlage ist so konzipiert, dass alle Inhalte in der Erhebung bleiben können – durch die bedingte Sichtbarkeit werden Teilnehmern automatisch nur die passenden Fragen angezeigt. Dies vermeidet aufwändige manuelle Anpassungen an der Erhebung.

Für andere Erhebungen

Sie können nun mit der Konfiguration Ihrer Erhebung beginnen. Die empfohlene Reihenfolge ist:

  1. Parameter konfigurieren (Start-/Enddatum, Sprachen)
  2. Hierarchien einrichten (falls benötigt)
  3. Inhalte hinzufügen
  4. Teilnehmer einrichten

Nächste Schritte

Nachdem Sie Ihre Erhebung erstellt haben, fahren Sie fort mit:

Die Erhebung ist nun erstellt und bereit für die Konfiguration!