15. Häufige Fragen (FAQ)
Kurze Antworten auf das, was in der Praxis oft gefragt wird. Ausführliche Anleitungen stehen in den jeweiligen Kapiteln.
GBU und BASA
F: Was ist die GBU psychischer Belastung? A: Die Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung (GBU Psyche, auch GB Psych oder PGB) prüft Arbeitsbedingungen — Aufgaben, Abläufe, Führung, Umgebung. Sie bewertet nicht einzelne Personen. ACOMERA unterstützt Sie mit dem BASA-Verfahren von der Erhebung bis zu Berichten und Maßnahmen.
F: Was ist BASA? A: BASA (Bewertung von Arbeitsbedingungen — Screening für Arbeitsplatzinhaber) ist ein wissenschaftlich fundiertes Verfahren zur GBU. Es erfasst Belastungen und Ressourcen am Arbeitsplatz und orientiert sich an § 5 ArbSchG und der GDA.
F: Ist ACOMERA für BASA-Erhebungen geeignet? A: Ja. BASA ist in die Plattform eingebaut — Struktur, Fragen, Auswertungen. Legen Sie eine Erhebung mit der BASA-Vorlage an; von Grund auf aufzubauen lohnt sich selten.
F: Was sind BASA-Fragen und kann ich eigene hinzufügen? A: BASA-Fragen sind die methodisch abgesicherten Items der Vorlage. Sie können eigene Fragen ergänzen oder Texte anpassen. Wenn Sie eigene Fragen in bestehende BASA-Skalen einfügen, fließen sie in die Auswertung mit ein — prüfen Sie das vor dem Start.
Erste Schritte
F: Was ist der Erhebungsprozess? A: Sieben nummerierte Schritte plus Übersicht und Abschluss: Parameter, Hierarchien, Inhalte, Teilnehmer, Fortschritt, Auswertung, Maßnahmen (falls aktiv). Details in Kapitel 5.
F: Wo finde ich die Schritte? A: Erhebung öffnen — links in der Seitenleiste. Jeder Schrittname ist ein Link.
F: Kann ich zwischen Schritten hin- und herspringen? A: Ja, solange die Erhebung nicht abgeschlossen ist. Speichern Sie Ihre Änderungen.
F: Wo lege ich eine neue Erhebung an? A: Erhebungen → Neue Erhebung → Vorlage wählen (für GBU: BASA-Vorlage) → Kunde und Name eingeben → Erhebung erstellen.
Parameter
F: Was legen die Parameter fest? A: Zeitraum (Start, Ende), Sprachen, Name, Gestaltung und Texte für Teilnehmer (Begrüßung, Abschied, Datenschutz).
F: Kann ich das Enddatum verlängern? A: Ja — unter Parameter, solange die Erhebung nicht im Auswertungsschritt manuell geschlossen wurde.
F: Welche Sprachen gibt es? A: Deutsch ist immer dabei. Zusätzlich u. a. Englisch, Französisch, Spanisch, Polnisch, Tschechisch, Türkisch, Ukrainisch, Russisch, Arabisch, Italienisch — je nach Konfiguration. Fehlende Übersetzungen fallen auf Deutsch zurück.
Hierarchien und Auswertungsgruppen
F: Wofür brauche ich Hierarchien? A: Um Teilnehmer Gruppen zuzuordnen — Abteilungen, Standorte, Teams. So vergleichen Sie Bereiche in Berichten oder blenden Fragen nur für passende Gruppen ein.
F: Brauche ich Hierarchien immer? A: Nein. Ohne Gruppenvergleiche können Sie darauf verzichten.
F: Wo lege ich Gruppen an? A: Pro Erhebung unter Hierarchien. Globale Vorlagen stehen für die bedingte Sichtbarkeit bereit.
Inhalte und Fragen
F: Was sind Kategorien, Abschnitte und Items? A: Kategorien gliedern den Fragebogen in Hauptteile. Abschnitte unterteilen eine Kategorie weiter. Items sind die einzelnen Fragen.
F: Welche Fragetypen gibt es? A: Text (offene Antworten), Auswahl (eine oder mehrere Optionen), Bewertungsskala (Stufen mit Beschriftung), Matrix (mehrere Zeilen mit gleichen Antwortoptionen), BASA (faktische und persönliche Bewertung für GBU-Erhebungen), Gruppenzuordnung (Item-Typ Hierarchie — Teilnehmer wählen ihre Auswertungsgruppe). Details in Kapitel 8.
F: Wo füge ich Fragen hinzu? A: Inhalte → Kategorie wählen → Neues Item.
F: Kann ich Fragen nach dem Start noch ändern? A: Ja — aber vor dem Start finalisieren ist sicherer. Nach der Anonymisierung sind keine Änderungen mehr möglich.
F: Wie teste ich den Fragebogen? A: Vorschau-Button oben rechts — öffnet die Teilnehmeransicht in einem neuen Tab.
Teilnehmer
F: Kann ich mehrere Einladungswege kombinieren? A: Ja — E-Mail, QR-Code, Zugangscode, Allgemeiner Zugangscode. Achten Sie auf keine Doppelungen in der Teilnehmerliste.
F: Was, wenn ein Zugangscode verloren geht? A: In der Teilnehmerliste nachschauen. Einen neuen Code für denselben Teilnehmer können Sie nicht erzeugen.
F: Brauche ich Hierarchien für gruppenbasierte Einladungen? A: Ja, für Code pro Auswertungsgruppe und Gruppenzuweisungen. Auch QR-Codes können eine Gruppe voreinstellen.
F: Muss ich die Gruppenzuordnungsfrage ausblenden, wenn Gruppen schon feststehen? A: Ja — wenn Teilnehmer ihre Auswertungsgruppe schon beim Einladen erhalten haben, aktivieren Sie beim Gruppenzuordnungs-Item In Erhebung verstecken.
F: Kann ich Teilnehmer ohne E-Mail anlegen? A: Ja — per QR-Code, exportierten Zugangscodes oder Allgemeiner Zugangscode.
Fortschritt
F: Was zeigt der Fortschritt? A: Wie viele Teilnehmer gestartet, unterwegs oder fertig sind — gesamt und nach Auswertungsgruppen.
F: Was ist die Fortschrittskurve? A: Unter Fortschritt, Tab Fortschrittskurve: Verteilung des Ausfüllgrads. Export als PNG möglich. Details in Kapitel 10.
F: Wie erinnere ich Nachzügler? A: Neuen E-Mail-Entwurf unter Teilnehmer anlegen oder einen bestehenden duplizieren und versenden.
Auswertung
F: Welche Berichte gibt es? A: Vergleichsbericht, Schriftliche Antworten, BASA Poster, BASA Arbeitsmappe, BASA KI-Bericht (bei BASA-Erhebungen), Selbstvergleich (bei Vorgänger-Runde). Verfügbarkeit hängt vom Inhalt der Erhebung ab.
F: Kann ich vor Ende der Erhebung auswerten? A: Ja — Zwischenstände sind möglich.
F: Wie werte ich Freitexte aus? A: Auswertung → Nachbearbeitung: schwärzen, taggen, Themen vorschlagen. Für Berichte: Schriftliche Antworten. Ohne Schwärzung liefert der KI-Bericht nur das Antwortverzeichnis, keine Zusammenfassung.
Maßnahmen
F: Wo plane ich Maßnahmen? A: Erhebung → Maßnahmen → Workshop (Ergebnistabelle / BASA-Poster). Kapitel 12.
F: Wer macht was? A: Erhebungsleitung steuert im Maßnahmen-Schritt. Maßnahmen-Koordinator/innen sehen nur diesen Schritt. Führungskräfte arbeiten in Maßnahmen-Moderation. Maßnahmenverantwortliche über Meine Maßnahmen oder Zugangslink.
F: Was prüfe ich vor dem Abschluss? A: Im Abschluss: offene Verantwortliche, Überfälligkeiten, Lücken, Fortführung aus der Vorrunde.
Abschluss und Datenschutz
F: Was passiert beim Schließen? A: Keine neuen Antworten mehr. Nachbearbeitung bleibt für manche Fragetypen möglich. Danach können Sie anonymisieren.
F: Was ist Anonymisierung? A: Einzelantworten und Teilnehmerdaten werden gelöscht; aggregierte Ergebnisse bleiben. Unwiderruflich.
F: Kann ich eine geschlossene Erhebung wieder öffnen? A: Wenn nur das Enddatum abgelaufen ist: Enddatum in Parameter nach hinten setzen. Wenn Sie im Auswertungsschritt geschlossen haben oder anonymisiert haben: nein.
Probleme
F: Teilnehmer kommen nicht rein A: Enddatum, Startdatum, Status (Übersicht), Zugangscode und Teilnehmereintrag prüfen.
F: E-Mails kommen nicht an A: Adresse prüfen, Spam-Ordner, Entwurf unter Teilnehmer kontrollieren. Bleibt das Problem: Administrator oder ACOMERA Support.
F: Niedrige Beteiligung A: Erinnerung senden, Frist verlängern (Parameter), Einladungsweg prüfen.
F: Teilnehmer hat abgeschlossen und will noch ändern A: Teilnehmerliste → Teilnehmer öffnen → Zugang versiegelt deaktivieren → speichern.
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