12. Erhebung abschließen

Nachdem Ihre Erhebung beendet ist und Sie die Auswertungen durchgeführt haben, ist es Zeit, die Erhebung abzuschließen. Der Abschluss-Schritt ermöglicht es Ihnen, die Erhebung zu finalisieren und, falls gewünscht, Daten zu anonymisieren.

Übersicht über den Abschluss

Der Abschluss-Prozess umfasst zwei Hauptschritte:

Erhebung als abgeschlossen markieren: Schließt die Erhebung für neue Antworten
Daten anonymisieren (optional): Entfernt individuelle Teilnehmerdaten, behält nur Aggregate

Erhebung als abgeschlossen markieren

Das Markieren einer Erhebung als Abgeschlossen bedeutet:

Verhindert, dass neue Antworten abgegeben werden können
Schließt die Erhebung für Teilnehmer
Ermöglicht Nachbearbeitung (für einige Item-Typen)
Bereitet die Erhebung für Auswertung und Anonymisierung vor

So markieren Sie eine Erhebung als abgeschlossen:

Stellen Sie sicher, dass das Erhebungsenddatum verstrichen ist
Gehen Sie zu Erhebung → Auswertung
Suchen Sie nach dem Button "Erhebung schließen" in der Statusleiste
Klicken Sie auf "Erhebung schließen"
Bestätigen Sie die Aktion im Dialog

Hinweis: Nach dem Schließen der Erhebung wird sie als Abgeschlossen markiert. Sie können weiterhin Daten anzeigen, Berichte generieren und Nachbearbeitungen durchführen. Sie können die Erhebung dann im Abschluss-Schritt anonymisieren, wodurch individuelle Teilnehmerdaten entfernt werden.

Daten anonymisieren

Die Anonymisierung ist der Prozess des Entfernens individueller Teilnehmerdaten bei Beibehaltung aggregierter Ergebnisse. Anonymisierte Erhebungen:

Individuelle Antworten werden entfernt
Aggregierte Daten werden beibehalten
Daten bleiben sicher
Berichte können weiterhin aus Aggregaten generiert werden
Kann nicht rückgängig gemacht werden

So anonymisieren Sie eine Erhebung:

Stellen Sie sicher, dass die Erhebung als Abgeschlossen markiert wurde
Gehen Sie zu Erhebung → Abschluss
Überprüfen Sie die Anonymisierungsinformationen
Klicken Sie auf "Anonymisieren" oder verwenden Sie die Anonymisierungsoption
Bestätigen Sie die Anonymisierungsaktion

Abschluss-Seite mit Anonymisierungsoptionen

Wichtig: Die Anonymisierung ist permanent und kann nicht rückgängig gemacht werden. Individuelle Teilnehmerdaten werden entfernt und können nicht wiederhergestellt werden. Nur aggregierte Ergebnisse bleiben erhalten.

Einschränkungen nach der Anonymisierung:

Items, Kategorien und Sektionen können nicht mehr bearbeitet, gelöscht oder hinzugefügt werden
Teilnehmer können nicht mehr bearbeitet oder gelöscht werden
Die Erhebung kann nicht wieder geöffnet werden
Berichte können weiterhin aus Aggregaten generiert werden

Was passiert nach dem Abschluss?

Nach dem Markieren einer Erhebung als Abgeschlossen:

Alle Daten bleiben für die Anzeige zugänglich
Berichte können weiterhin generiert werden
Teilnehmerlisten können weiterhin als Excel-Datei exportiert werden
Nachbearbeitung kann durchgeführt werden (für zutreffende Item-Typen)
Keine neuen Teilnehmer können hinzugefügt werden
Keine neuen Antworten können abgegeben werden
Die Erhebung kann anonymisiert werden (wodurch individuelle Daten entfernt werden)

Erhebung wieder öffnen

Wichtig: Sie können eine Erhebung wieder öffnen, wenn das Enddatum bereits verstrichen ist, solange die Erhebung noch nicht manuell als "Abgeschlossen" markiert wurde!

Erhebung durch Enddatum-Änderung wieder öffnen

Wenn das Enddatum bereits verstrichen ist, aber die Erhebung noch nicht im Auswertung-Schritt als "Abgeschlossen" markiert wurde:

Gehen Sie zu Erhebung → Parameter
Ändern Sie das Enddatum auf ein zukünftiges Datum
Speichern Sie Ihre Änderungen
Die Erhebung ist nun wieder für Teilnehmer zugänglich

Beispiel: Ihre Erhebung endete am 31. Januar, aber Sie möchten sie bis zum 15. Februar verlängern. Gehen Sie einfach zu Parameter, ändern Sie das Enddatum auf den 15. Februar, und die Erhebung ist wieder geöffnet.

Einschränkungen

Nach Markierung als "Abgeschlossen": Wenn die Erhebung im Auswertung-Schritt als "Abgeschlossen" markiert wurde, können Sie sie nicht mehr durch Änderung des Enddatums wieder öffnen
Nach Anonymisierung: Nach der Anonymisierung kann die Erhebung nicht wieder geöffnet werden

Tipp: Das Verlängern oder Wiedereröffnen einer Erhebung ist sehr einfach – Sie müssen nur das Enddatum in den Parametern ändern. Dies funktioniert, solange die Erhebung noch nicht manuell als "Abgeschlossen" markiert wurde. Nach der manuellen Markierung als "Abgeschlossen" im Auswertung-Schritt ist eine Wiedereröffnung nicht mehr möglich.

Erhebung als Vorlage verwenden

Sie können eine abgeschlossene Erhebung als Vorlage für neue Erhebungen verwenden:

Beim Erstellen einer neuen Erhebung können Sie die Option haben, sie auf einer bestehenden Erhebung zu basieren, einschließlich abgeschlossener Erhebungen
Dies spart Zeit bei wiederkehrenden Erhebungen

Best Practices

Finalisieren Sie vor dem Abschluss: Stellen Sie sicher, dass alle Auswertungen abgeschlossen sind
Erstellen Sie Backups: Exportieren Sie Teilnehmerlisten als Excel-Datei, bevor Sie anonymisieren
Planen Sie die Anonymisierung: Entscheiden Sie, wann Daten anonymisiert werden sollen (z.B. nach Aufbewahrungsfrist)
Dokumentieren Sie den Prozess: Halten Sie fest, wann und warum die Erhebung abgeschlossen wurde

Nächste Schritte

Nach dem Abschließen Ihrer Erhebung haben Sie den vollständigen Erhebungszyklus durchlaufen:

Der Abschluss ist der letzte Schritt im Erhebungsprozess und stellt sicher, dass Ihre Daten sicher und konform verwaltet werden.