10. Fortschritt überwachen

Der Fortschritt-Schritt hilft Ihnen zu überprüfen, ob genügend Teilnehmer die Erhebung ausreichend ausgefüllt haben, um aussagekräftige Auswertungen durchführen zu können. Dieser Schritt ist wichtig, um zu entscheiden, ob es notwendig ist, eingeladene Personen zur Teilnahme zu motivieren und ob die Erhebung länger geöffnet bleiben sollte.

Wichtig: Der Fortschritt-Schritt zeigt Ihnen aggregierte Statistiken (z.B. wie viele Teilnehmer einen bestimmten Ausfüllgrad erreicht haben), aber Sie können nicht einzelne Teilnehmer basierend auf ihrem spezifischen Fortschrittsprozentsatz identifizieren oder gezielt ansprechen. Für die Teilnehmerverwaltung und das Versenden von Erinnerungen können Sie nur nach groben Statuskategorien filtern (abgeschlossen, eingeloggt aber nicht abgeschlossen, nicht eingeloggt).

Was zeigt der Fortschritt-Schritt?

Der Fortschritt-Schritt zeigt Ihnen:

• Ausfüllgrad-Überprüfung: Wie viele Teilnehmer haben einen bestimmten Ausfüllgrad erreicht (Standard: 80%)?
• Aufschlüsselung nach Auswertungsgruppen: Diese Zahlen können nach Auswertungsgruppen aufgeschlüsselt werden
• Mindestteilnehmerzahl-Prüfung: Überprüfung, ob die Anzahl die Mindestteilnehmerzahl für die Auswertung überschreitet (DSGVO-Anforderung)
• Balkendiagramm: Ein Balkendiagramm zeigt die Anzahl der Teilnehmer pro Auswertungsgruppe, die den Ausfüllgrad erreicht haben

Zur Fortschritt-Seite navigieren

1. Öffnen Sie Ihre Erhebung
2. Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf "Fortschritt"
3. Sie sehen die Fortschritts-Übersicht mit Ausfüllgrad-Informationen

Fortschritt neu berechnen

Die Fortschrittsdaten werden aktualisiert, wenn Sie die Berechnung manuell starten:

1. Klicken Sie auf den Button "Ergebnisse neu berechnen" (oder "Recalculate Results")
2. Die Berechnung startet und kann einige Minuten dauern, abhängig von der Anzahl der Teilnehmer und Fragen
3. Während der Berechnung wird der Status angezeigt und der Button ist deaktiviert
4. Nach Abschluss der Berechnung werden die aktualisierten Fortschrittsdaten angezeigt

Wann sollten Sie neu berechnen?

• Nachdem viele neue Teilnehmer geantwortet haben
• Nach Änderungen an der Erhebung (z.B. neue Items hinzugefügt oder entfernt)
• Wenn Sie vermuten, dass die angezeigten Daten nicht aktuell sind

Ausfüllgrad verstehen

Der Ausfüllgrad ist der Prozentsatz der vollständig beantworteten Items relativ zur Anzahl der für den Teilnehmer sichtbaren Items.

Wichtig: Der Ausfüllgrad ist teilnehmerspezifisch und berücksichtigt die bedingte Sichtbarkeit. Das bedeutet:

• Wenn ein Teilnehmer aufgrund seiner Auswertungsgruppen-Zugehörigkeit bestimmte Kategorien oder Sektionen nicht sieht, werden diese nicht in die Berechnung einbezogen
• Jeder Teilnehmer hat seinen eigenen Ausfüllgrad basierend auf den für ihn sichtbaren Items
• Standardmäßig wird ein Ausfüllgrad von 80% verwendet, um zu bestimmen, ob ein Teilnehmer als "ausreichend ausgefüllt" gilt

Beispiel:

• Ein Teilnehmer sieht 50 Items (andere Items sind aufgrund bedingter Sichtbarkeit ausgeblendet)
• Er hat 40 Items vollständig beantwortet
• Sein Ausfüllgrad beträgt: 40/50 = 80%

Warum ist der Ausfüllgrad wichtig?

Für aussagekräftige Auswertungen benötigen Sie:

• Eine ausreichende Anzahl von Teilnehmern, die die Erhebung ausreichend ausgefüllt haben
• Mindestens 5 Teilnehmer pro Auswertungsgruppe (DSGVO-Anforderung)
• Höhere Mindestteilnehmerzahlen sind möglich und können konfiguriert werden

Ausfüllgrad nach Auswertungsgruppen

Die Fortschritts-Übersicht zeigt Ihnen:

• Gesamtanzahl: Wie viele Teilnehmer haben den Ausfüllgrad (z.B. 80%) erreicht?
• Nach Auswertungsgruppen: Diese Anzahl kann nach Auswertungsgruppen aufgeschlüsselt werden
• Mindestteilnehmerzahl-Prüfung: Für jede Auswertungsgruppe wird angezeigt, ob die Mindestteilnehmerzahl (Standard: 5) erreicht wurde

Mindestteilnehmerzahl für Auswertungen

Die Mindestteilnehmerzahl ist eine DSGVO-Anforderung für die Durchführung von Auswertungen:

• Standard: 5 Teilnehmer pro Auswertungsgruppe
• Konfigurierbar: Die Mindestteilnehmerzahl kann höher eingestellt werden
• Zweck: Schutz der Anonymität von Teilnehmern in gruppenbasierten Auswertungen

Warum ist die Mindestteilnehmerzahl wichtig?

Wenn zu wenige Teilnehmer in einer Auswertungsgruppe den erforderlichen Ausfüllgrad erreicht haben:

• ❌ Die Auswertung für diese Gruppe kann nicht durchgeführt werden (DSGVO-Schutz)
• ❌ Sie müssen mehr Teilnehmer motivieren, teilzunehmen
• ❌ Möglicherweise müssen Sie die Erhebung länger öffnen lassen

Wichtig: Wenn eine Untergruppe die Mindestteilnehmerzahl nicht erreicht, können die Teilnehmer dieser Untergruppe dennoch auf einer höheren Ebene in der Auswertungshierarchie ausgewertet werden, wo die Anzahl der Teilnehmer möglicherweise ausreichend ist. Die Auswertungshierarchie ermöglicht es, Teilnehmer auf verschiedenen Ebenen zu aggregieren, sodass auch bei zu wenigen Teilnehmern in einer spezifischen Untergruppe eine Auswertung auf übergeordneter Ebene möglich sein kann.

So überprüfen Sie die Mindestteilnehmerzahl:

1. Gehen Sie zu Erhebung → Fortschritt
2. Sehen Sie sich die Aufschlüsselung nach Auswertungsgruppen an
3. Für jede Auswertungsgruppe wird angezeigt:
   • Anzahl der Teilnehmer mit erreichtem Ausfüllgrad
   • Ob die Mindestteilnehmerzahl erreicht wurde
4. Gruppen, die die Mindestteilnehmerzahl nicht erreicht haben, werden hervorgehoben

Entscheidungen basierend auf dem Fortschritt

Der Fortschritt-Schritt hilft Ihnen, wichtige Entscheidungen zu treffen:

1. Sollten Sie Teilnehmer motivieren?

Wenn die Mindestteilnehmerzahl nicht erreicht ist:

• ✅ Ja: Sie sollten eingeladene Personen zur Teilnahme motivieren
• Verwenden Sie Erinnerungs-E-Mails (siehe Kapitel 9)
• Kontaktieren Sie Teilnehmer direkt, falls möglich
• Erklären Sie die Wichtigkeit der Teilnahme

Wichtig: Sie können Teilnehmer nur nach groben Kategorien filtern und ansprechen:

• Abgeschlossen
• Eingeloggt, aber nicht abgeschlossen
• Nicht eingeloggt

Es ist nicht möglich, Teilnehmer basierend auf spezifischen Fortschrittsprozentsätzen (z.B. "Teilnehmer mit 30-50% Fortschritt" oder "Teilnehmer unter 80% Ausfüllgrad") zu filtern oder gezielt anzusprechen. Der Fortschritt-Schritt zeigt Ihnen aggregierte Statistiken, aber Sie können keine individuellen Teilnehmer basierend auf ihrem Ausfüllgrad identifizieren oder kontaktieren.

2. Sollte die Erhebung länger geöffnet bleiben?

Wenn die Mindestteilnehmerzahl nicht erreicht ist:

• ✅ Ja: Erwägen Sie, die Erhebung länger geöffnet zu lassen
• Gehen Sie zu Erhebung → Parameter
• Ändern Sie das Enddatum auf ein späteres Datum
• Dies gibt Teilnehmern mehr Zeit, die Erhebung auszufüllen

Beispiel:

• Ihre Erhebung sollte am 31. Januar enden
• Im Fortschritt-Schritt sehen Sie, dass nur 3 Teilnehmer in der Auswertungsgruppe "IT" den 80%-Ausfüllgrad erreicht haben
• Die Mindestteilnehmerzahl ist 5
• Entscheidung: Verlängern Sie die Erhebung bis zum 15. Februar, um mehr Teilnehmer zu erreichen

Best Practices

• Überwachen Sie regelmäßig: Überprüfen Sie den Fortschritt während der aktiven Phase Ihrer Erhebung
• Prüfen Sie alle Auswertungsgruppen: Stellen Sie sicher, dass jede Gruppe die Mindestteilnehmerzahl erreicht
• Handeln Sie frühzeitig: Wenn Sie sehen, dass die Mindestteilnehmerzahl nicht erreicht wird, motivieren Sie Teilnehmer und verlängern Sie die Erhebung
• Beachten Sie die Filtereinschränkungen: Sie können Teilnehmer nur nach groben Statuskategorien (abgeschlossen, eingeloggt, nicht eingeloggt) filtern, nicht nach spezifischen Fortschrittsprozentsätzen
• Planen Sie Puffer ein: Berücksichtigen Sie, dass nicht alle eingeladenen Teilnehmer teilnehmen werden

Nächste Schritte

Nach der Überwachung des Fortschritts können Sie fortfahren mit:

• Kapitel 8: Teilnehmer verwalten – Motivieren Sie Teilnehmer zur Teilnahme, falls nötig
• Kapitel 5: Parameter konfigurieren – Verlängern Sie die Erhebung, falls nötig
• Kapitel 10: Auswertung und Berichte – Analysieren Sie die gesammelten Antworten (nachdem die Mindestteilnehmerzahl erreicht wurde)
• Kapitel 11: Erhebung abschließen – Finalisieren Sie die Erhebung nach Abschluss

Die Fortschrittsüberwachung hilft Ihnen sicherzustellen, dass Sie genügend Teilnehmer mit ausreichendem Ausfüllgrad haben, um aussagekräftige und DSGVO-konforme Auswertungen durchführen zu können.